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title: "Les notes de frais : qu’est-ce que c'est ?"
description: "Une note de frais permet à un salarié, à un dirigeant ou à un indépendant de récupérer l'argent qu'il a avancé pour son activité, qu'il s'agisse d'un billet de train, d'un déjeuner avec un client ou de kilomètres parcourus avec son véhicule personnel. Bien remplie et accompagnée des bons justificatifs, elle protège à la fois celui qui la remet et l'entreprise qui la rembourse, notamment en cas de contrôle de l'Urssaf ou de l'administration fiscale."
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  title: "Note de frais : définition, calcul et modèle (2026)"
  description: "Note de frais : définition, frais remboursables, modèle à remplir, calcul 2026 et indemnités kilométriques dans ce guide complet."
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author_name: "Benjamin Plateau"
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Résumé de l'article

-   Une note de frais permet de se faire rembourser des dépenses professionnelles avancées pour le compte de l’entreprise.
    
-   Les frais doivent être liés à l’activité, justifiés et accompagnés des pièces nécessaires.
    
-   Le modèle de note de frais précise les informations à renseigner et permet de calculer le montant à rembourser.
    
-   Les remboursements peuvent être effectués au réel ou sous forme d’allocations forfaitaires, avec des règles et plafonds spécifiques en 2026.
    
-   Les notes de frais doivent être comptabilisées, tandis que les indemnités kilométriques suivent un barème selon le véhicule et les kilomètres parcourus.

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Une **note de frais** permet à un salarié, à un dirigeant ou à un indépendant de récupérer l'argent qu'il a avancé pour son activité, qu'il s'agisse d'un billet de train, d'un déjeuner avec un client ou de kilomètres parcourus avec son véhicule personnel. Bien remplie et accompagnée des bons justificatifs, elle protège à la fois celui qui la remet et l'entreprise qui la rembourse, notamment en cas de contrôle de l'Urssaf ou de l'administration fiscale.

Vous trouverez dans cet article la définition, les frais concernés, un modèle à remplir avec un exemple, les règles de calcul 2026, la comptabilisation et le fonctionnement des indemnités kilométriques.

## Qu’est-ce qu’une note de frais ?

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Une **note de frais est un document récapitulatif** dans lequel une personne liste les dépenses professionnelles qu'elle a réglées elle-même, afin d'en obtenir le remboursement par son entreprise. Chaque ligne indique la date, la nature de la dépense et son montant, et renvoie à un justificatif. Le total correspond à la somme que l'entreprise doit rembourser.

### Quelle est la définition d'une note de frais selon le Code du travail ?

Le **Code du travail ne définit pas expressément la note de frais**. Le principe du remboursement repose sur la jurisprudence. Dans un arrêt du 25 février 1998 ([Cass. soc., n° 95-44.096](https://www.legifrance.gouv.fr/juri/id/JURITEXT000007040389)), la Cour de cassation a posé que l'employeur doit prendre en charge les frais engagés par le salarié pour les besoins de son activité et dans l'intérêt de l'entreprise, sans pouvoir les imputer sur sa rémunération.

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💡 **À savoir** : une clause du contrat de travail qui met à la charge du salarié ses frais professionnels est en principe réputée non écrite, car le remboursement est un principe autonome dégagé par la Cour de cassation.

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### Qui peut établir une note de frais ?

Le **salarié** est le cas le plus courant : il avance la dépense, remet sa note à l'employeur et se fait rembourser sans que la somme soit imputée sur son salaire. Un **dirigeant assimilé salarié**, comme le président d'une [SAS](/blog/creation-et-financement/sas/), procède de la même façon avec sa société. Un gérant ou un associé qui règle une dépense pour le compte de l'entreprise peut lui aussi être remboursé sur présentation de justificatifs, selon les modalités convenues avec son [expert-comptable](/blog/comptabilite-social-et-juridique/avantages-expert-comptable-en-ligne/).

L'**indépendant en nom propre** ne se rembourse pas lui-même : ses dépenses professionnelles sont directement des charges de son activité. En [micro-entreprise](/blog/creation-et-financement/micro-entreprise/), un abattement forfaitaire remplace les charges réelles, il n'y a donc pas de note de frais à établir.

Sur le plan fiscal, l'[article 39 du Code général](https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000046872552) des impôts admet la déduction des frais généraux de toute nature du bénéfice imposable de l'entreprise, à condition qu'ils soient engagés dans l'intérêt de l'exploitation et qu'ils puissent être justifiés.

### Quelle est la différence entre une facture et une note de frais ?

Une [**facture**](/blog/comptabilite-social-et-juridique/facture-dachat/) **est émise par un fournisseur** pour obtenir le paiement d'un bien ou d'un service, alors qu'une **note de frais est établie par la personne qui a avancé la dépense** pour se faire rembourser. La première va d'un vendeur vers un client, la seconde circule à l'intérieur de l'entreprise.

| **Critère** | **Facture** | **Note de frais** |
| --- | --- | --- |
| Qui l'établit ? | Le fournisseur ou le prestataire | Le salarié, le dirigeant ou l'associé qui a avancé la dépense |
| À qui est-elle adressée ? | Au client | À l'entreprise ou à l'employeur |
| Quel est son objet ? | Obtenir le paiement d'une vente ou d'une prestation | Obtenir le remboursement de dépenses professionnelles déjà réglées |
| Quelles mentions ? | Mentions légales obligatoires | Contenu défini par l'entreprise, justificatifs joints |

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💡 **À savoir** : la [réforme de la facturation électronique](/blog/comptabilite-social-et-juridique/calendrier-facture-electronique/) concerne les factures échangées entre [entreprises assujetties à la TVA](/blog/comptabilite-social-et-juridique/qui-est-concerne-par-la-facturation-electronique/). Une note de frais interne n'est pas une facture et n'entre pas dans ce périmètre, mais les factures de fournisseurs que vous joignez comme justificatifs suivent, elles, les règles habituelles.

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Attention à ne pas non plus confondre **débours et note de frais** : dans le premier cas, l’entreprise avance une dépense pour le compte de son client, tandis que la note de frais concerne une dépense professionnelle avancée pour l’entreprise elle-même.

### Quels justificatifs joindre à une note de frais ?

Chaque dépense doit être appuyée par une pièce qui prouve son montant, sa date et son caractère professionnel. Selon la nature des frais, vous pouvez joindre :

-   une **facture détaillée**, de préférence au nom de l'entreprise, pour le restaurant, l'hôtel ou les achats
    
-   un **billet ou un reçu de transport** (train, avion, taxi, location de véhicule)
    
-   les **tickets de péage et de parking**
    
-   un **document précisant le motif professionnel** de la dépense, par exemple le nom du client invité ou l'objet de la mission
    

Un relevé de carte bancaire seul ne suffit en général pas, car il ne détaille ni la nature de la dépense ni la TVA. Pour récupérer la TVA, la facture doit en outre mentionner l'entreprise comme destinataire.

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💡 **À savoir** : lorsque l'employeur verse une allocation forfaitaire dont le montant reste dans les limites d'exonération, [l'Urssaf n'exige aucun justificatif de dépense](https://www.urssaf.fr/accueil/employeur/beneficier-exonerations/frais-professionnels.html). L'employeur doit tout de même pouvoir démontrer le caractère professionnel de la situation, par exemple avec un ordre de mission ou un planning de déplacement.

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## Quels frais peut-on inclure dans une note de frais ?

Peuvent figurer dans une note de frais **toutes les dépenses engagées pour l'activité et dans l'intérêt de l'entreprise**, à condition qu'elles soient justifiées et qu'elles n'aient aucun caractère personnel. Les catégories les plus courantes sont les déplacements, les repas et quelques frais divers.

### Quels frais de déplacement peut-on rembourser ?

Les **frais de déplacement** regroupent les billets de train ou d'avion, les taxis, la location d'un véhicule, le carburant, les péages, le stationnement et l'hébergement pendant une mission. Lorsque le salarié utilise son véhicule personnel, l'entreprise peut le rembourser au réel ou lui verser des indemnités kilométriques, un choix que détaille notre article sur le [véhicule professionnel ou les frais kilométriques](/blog/comptabilite-social-et-juridique/vehicule-professionnel-ou-frais-kilometriques-que/).

### Quels frais de repas peut-on inclure ?

Les **frais de repas** sont remboursables lorsque la personne ne peut pas rentrer chez elle ou déjeuner sur son lieu de travail habituel, par exemple pendant un déplacement ou un rendez-vous client. Un repas d'affaires avec un client ou un partenaire relève aussi de la note de frais, à condition d'indiquer les invités et le motif. Le remboursement peut se faire sur justificatif ou sous forme d'[indemnité forfaitaire](/blog/comptabilite-social-et-juridique/panier-repas/), dont les plafonds 2026 figurent plus bas dans cet article.

### Quels autres frais peut-on ajouter ?

D'autres dépenses courantes peuvent être remboursées dès lors qu'elles servent l'activité : petites fournitures, documentation, abonnements professionnels, frais de formation ou frais de réception. Le tableau suivant résume les principaux cas.

| **Type de frais** | **Exemples** | **Justificatif à joindre** |
| --- | --- | --- |
| Transport | Train, avion, taxi, location de véhicule | Billet, reçu ou facture |
| Véhicule personnel | Kilomètres parcourus pour la mission | Détail des trajets (date, lieux, distance) |
| Péage et stationnement | Autoroute, parking | Ticket ou reçu |
| Hébergement | Hôtel pendant une mission | Facture au nom de l'entreprise |
| Repas | Restaurant en déplacement, repas d'affaires | Note détaillé de restaurant, invités et motif |
| Frais divers | Fournitures, documentation, formation | Facture ou reçu |

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💡 **À savoir** : les dépenses personnelles, même réglées lors d'un déplacement professionnel, n'ont pas leur place dans la note de frais. Un verre pris seul le soir ou un achat privé peut suffire à faire refuser tout ou partie du remboursement.

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## Comment faire une note de frais ? (exemple et modèle)

Pour **faire une note de frais**, rassemblez vos justificatifs, classez les dépenses par catégorie et par date, reportez chaque montant dans le tableau, puis faites valider le document par votre responsable ou votre dirigeant. Plus la note est claire, plus vite elle est traitée.

### Quelles mentions faire figurer sur une note de frais ?

L'entreprise reste libre de la forme du document, mais il vaut mieux y faire apparaître les informations suivantes :

-   le **nom et la fonction** de la personne qui demande le remboursement
    
-   la **période** ou la mission concernée, avec le motif professionnel
    
-   pour chaque dépense, la **date, la nature et le montant TTC**, avec le montant HT et la TVA lorsque le justificatif les indique
    
-   le **mode de paiement** utilisé
    
-   le **numéro du justificatif** correspondant, pour retrouver facilement la pièce
    
-   la **date et la signature** du demandeur, puis la validation du responsable
    

### Quel modèle de note de frais utiliser ?

Voici un modèle prêt à reproduire dans un tableur ou un document.

| **Note de frais n° xx** |
| --- |
| **Nom & prénom :**<br><br>**Date :**<br><br>**Objet :** _réunion, déplacement, etc._<br><br>**Nature de la dépense :** _repas, hébergement, etc._<br><br>**Frais engagés HT :**<br><br>**Frais engagés TTC :** |

| **N°** | **Date** | **Nature de la dépense** | **Justificatif** | **Montant HT** | **Montant TTC** |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| 1   |     |     |     |     |     |
| 2   |     |     |     |     |     |
| 3   |     |     |     |     |     |
| 4   |     |     |     |     |     |
|     |     |     | **Total à rembourser** |     |     |

Il reste à ajouter en bas du document la date, la signature du demandeur et la validation du responsable. Si un acompte a été versé avant la mission, il se déduit du total.

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💡 **À savoir** : l'employeur peut fixer par note de service un délai pour remettre les notes de frais. Si le salarié ne le respecte pas, le remboursement peut être refusé, à condition que ce délai reste raisonnable.

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### Exemple de note de frais

L'exemple est **fictif** et sert uniquement à illustrer le remplissage. Pour la ligne des kilomètres, il applique le taux du barème kilométrique pour un véhicule de 5 CV jusqu'à 5 000 km par an, soit 0,636 € par kilomètre.

| **N°** | **Date** | **Nature de la dépense** | **Justificatif** | **Montant TTC** |
| --- | --- | --- | --- | --- |
| 1   | 12/03 | Train aller-retour | Billet de train | 85,00 € |
| 2   | 12/03 | Déjeuner avec le client (2 personnes) | Addition du restaurant | 24,50 € |
| 3   | 12/03 | Taxi gare-client | Reçu | 32,00 € |
| 4   | 12/03 | Trajet domicile-gare en voiture personnelle (120 km x 0,636 €) | Détail du trajet | 76,32 € |
|     |     |     | **Total à rembourser** | 217,82 € |

## Comment calculer une note de frais et quel est le montant maximum ?

Le calcul est simple : il suffit d'**additionner toutes les dépenses justifiées** (TTC), d'y ajouter les indemnités kilométriques éventuelles, puis de retrancher les avances déjà perçues. Le résultat correspond au montant que l'entreprise doit verser. La règle change selon que vous êtes remboursé au réel ou au forfait.

### Faut-il un remboursement au réel ou une allocation forfaitaire ?

Avec le **remboursement au réel**, l'entreprise rembourse la dépense exacte, sur présentation du justificatif. Avec l'**allocation forfaitaire**, elle verse un montant fixe pour une catégorie de frais, sans demander de justificatif individuel. Ce forfait est exonéré de cotisations sociales tant qu'il reste dans les [limites d'exonération fixées par l'Urssaf](https://www.urssaf.fr/accueil/employeur/beneficier-exonerations/frais-professionnels.html) et revalorisées chaque année. La part qui dépasse ces limites est réintégrée dans l'assiette des cotisations.

### Quels sont les plafonds d'exonération en 2026 ?

Au 1er janvier 2026, les limites d'exonération des indemnités de repas ont été [relevées](https://entreprendre.service-public.gouv.fr/actualites/A17991). Elles s'établissent ainsi pour les périodes d'emploi à partir de cette date :

| **Situation du salarié** | **Limite d'exonération par repas** |
| --- | --- |
| Déplacement professionnel, contraint de déjeuner au restaurant | 21,40 € |
| Déplacement professionnel, repas hors des locaux de l'entreprise ou sur chantier, sans restaurant | 10,40 € |
| Repas pris sur le lieu de travail en raison de l'organisation ou des horaires (travail de nuit, en équipe, en horaire décalé) | 7,50 € |

Ces montants sont donnés à titre indicatif d'après les barèmes publiés pour 2026. Ils sont revalorisés en début d'année, il est donc utile de les vérifier sur le site de l'Urssaf avant de valider une paie.

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💡 **À savoir** : le régime du grand déplacement s'applique lorsque le salarié ne peut pas rentrer chez lui, avec un lieu de mission situé à plus de 50 km de sa résidence et un trajet de plus de 90 minutes en transports en commun. Les frais de repas et de logement obéissent alors à des limites spécifiques, à consulter sur la page de l'Urssaf.

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### Existe-t-il un montant maximum pour une note de frais ?

Il n'existe **aucun plafond légal global** pour une note de frais remboursée au réel : l'employeur rembourse ce qui a été réellement dépensé et justifié pour l'activité. Les plafonds évoqués plus haut ne concernent que les forfaits, et déterminent seulement la part exonérée de cotisations.

Chaque entreprise peut en revanche définir sa **politique de frais** avec ses propres limites par type de dépense, par exemple pour l'hôtel ou le repas d'affaires. Une dépense excessive ou sans lien avec l'activité peut aussi être écartée par l'administration fiscale au moment de la déduction.

## Comment comptabiliser les notes de frais ?

Comptabiliser une note de frais consiste à **enregistrer chaque dépense en charge**, à isoler la TVA récupérable, puis à constater la dette envers la personne à rembourser. Le règlement intervient ensuite par virement ou par chèque.

### Quelles écritures passer pour une note de frais ?

Les dépenses se rangent dans les comptes de la classe 6, en particulier le compte 625 (déplacements, missions et réceptions) et ses subdivisions comme les voyages et déplacements, les missions ou les réceptions. La TVA déductible est enregistrée à part, et la dette est portée au crédit d'un compte de tiers, souvent le compte 421 pour un salarié ou le compte courant d'associé pour un dirigeant, selon les pratiques de votre expert-comptable. Pour mieux comprendre le mécanisme de chaque mouvement, consultez notre guide sur l'[écriture comptable](/blog/comptabilite-social-et-juridique/ecriture-comptable/).

Prenons la ligne 2 de l'exemple précédent, un repas de 24,50 € TTC dont 2,23 € de TVA au taux de 10 %.

| **Compte** | **Libellé** | **Débit** | **Crédit** |
| --- | --- | --- | --- |
| 6256 | Missions | 22,27 € |     |
| 44566 | TVA déductible sur autres biens et services | 2,23 € |     |
| 421 | Personnel, rémunérations dues |     | 24,50 € |

Lors du remboursement, le compte 421 est débité et le compte de banque est crédité du même montant.

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💡 **À savoir** : les indemnités kilométriques ne donnent pas lieu à [récupération de TVA](/blog/comptabilite-social-et-juridique/credit-de-tva/), puisqu'elles ne s'appuient sur aucune facture. Seules les dépenses pour lesquelles vous disposez d'une facture conforme peuvent ouvrir droit à déduction, dans les conditions prévues par la réglementation.

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### Comment automatiser la gestion des notes de frais ?

Saisir chaque ticket à la main, relancer les collaborateurs pour les justificatifs manquants et rapprocher les remboursements avec la banque prend vite du temps. [Automatiser la gestion des notes de frais](/blog/comptabilite-social-et-juridique/automatisation-note-de-frais/) permet de réduire les ressaisies et les oublis. Centraliser ces dépenses dans le même outil que votre comptabilité facilite aussi les vérifications au moment du bilan.

👉 [**Automatisez vos notes de frais grâce à Clementine.fr**](/expertise-comptable/) pour suivre vos dépenses professionnelles et votre comptabilité au même endroit.

## Comment fonctionne l'indemnité kilométrique ?

L'**indemnité kilométrique** est une somme versée à une personne qui utilise son véhicule personnel pour un déplacement professionnel. Elle est calculée à partir d'un barème officiel et couvre en principe les frais d'usage du véhicule, comme le carburant, l'entretien, l'assurance et la dépréciation. Les péages et le stationnement peuvent s'ajouter sur justificatifs.

### Comment est construit le barème kilométrique ?

Le **barème dépend de la puissance fiscale** du véhicule, indiquée sur la carte grise, et de la **distance parcourue à titre professionnel dans l'année**. Il existe des barèmes distincts pour les voitures et pour les deux-roues, et les véhicules 100 % électriques bénéficient d'une majoration de 20 %.

Pour 2026, [les barèmes kilométriques n'ont pas été revalorisés](https://www.service-public.gouv.fr/particuliers/actualites/A14686), comme en 2025. Leur dernière augmentation date de 2023 et s'élevait à 5,4 %.

### Comment calculer le barème kilométrique pour une note de frais ?

Il faut relever la **puissance fiscale du véhicule**, additionner les kilomètres parcourus pour l'activité sur l'année, puis appliquer la ligne correspondante du barème. Service-Public donne l'exemple de 4 000 kilomètres parcourus avec un véhicule de 5 CV : 4 000 x 0,636 = 2 544 €. Au-delà de 5 000 kilomètres, une formule dégressive s'applique.

| **Distance annuelle (voiture de 5 CV, thermique)** | **Calcul de l'indemnité** |
| --- | --- |
| Jusqu'à 5 000 km | d x 0,636 |
| De 5 001 à 20 000 km | (d x 0,357) + 1395 |

Dans ce tableau, « d » désigne la distance parcourue à titre professionnel. Avec 8 000 km, le calcul donne (8 000 x 0,357) + 1 395, soit 4 251 €.

Pour estimer rapidement vos frais, vous pouvez utiliser notre [simulateur de frais kilométriques](/blog/calculateurs/simulateur-frais-kilometrique/). Si vos salariés se déplacent à vélo, le [forfait mobilités durables](/blog/comptabilite-social-et-juridique/forfait-mobilites-durables-tout-ce-que-vous-devez-savoir/) constitue une autre forme de prise en charge.

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💡 **À savoir** : les indemnités kilométriques versées dans le respect du barème officiel sont exonérées de cotisations sociales, alors que la part qui dépasse le barème est réintégrée dans l'assiette des cotisations.

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