Comment mettre en place le bulletin de paie électronique ?

A vrai dire, le bulletin de salaire électronique est autorisé depuis 2009. Mais c’est seulement depuis 2017 que cette méthode commence à être utilisée dans les entreprises. En effet, le bulletin de paie électronique offre une économie de gestion, ce qui favorise la généralisation de cette méthode dans les entreprises.

"La mise en place d’un système de bulletin de paie électronique permet avant tout une modernisation de la gestion de paie d’une entreprise."

La première étape consiste à recueillir le consentement du salarié pour mettre en place le bulletin électronique. L’employeur doit donc avoir l’accord du salarié avant de mettre en place ce système. La loi ne précise pas les modalités de recueil de l’accord. Chaque salarié est libre d’accepter ou non la dématérialisation de son bulletin de salaire. Cela implique généralement que dans une même entreprise, il existe à la fois un dispositif papier et un dispositif électronique pour gérer la paie de tous les salariés de l’entreprise.

Ensuite, vient l’étape de la remise du bulletin de paie. En temps normal, chaque employeur est libre de décider des modalités de remise de bulletin de paie (version papier, envoie par mail…). Dans le cas d’un bulletin de salaire électronique, les modalités de transmission ne sont pas précisées par la loi. L’employeur peut donc choisir la manière de transmettre le bulletin de paie électronique.

Enfin, l’employeur doit archiver les documents. En effet, le bulletin de paie est un des documents que l’entreprise et le salarié doivent conserver à long terme. Le salarié doit garder l’ensemble de ses bulletins de salaire, et cela, à vie tandis que l’entreprise doit garder ce document pour une durée de cinq ans minimum. L’employeur doit donc stocker ces bulletins de paie de façon sécurisée et respecter la confidentialité du document.

Pour mettre en place ce système de bulletin électronique, il est possible de garantir l’intégrité des données en signant électriquement le bulletin de paie électronique avec un certificat électronique. Celui-ci est délivré par un Tiers de Confiance comme par exemple CertEurope.

Ensuite, l’employeur peut assurer l’archivage et la conservation des documents en mettant en place un espace personnel de stockage sécurisé en ligne. Ainsi, l’employeur pourra donner accès au salarié de son espace de stockage pour y retrouver l’ensemble de ses bulletins de paie. Ce système permet de garantir l’archivage à long terme.

Les avantages

Mettre en place le système de bulletin de paie électronique a de nombreux avantages, aussi bien pour l’employeur que pour le salarié.

• Pour l’employeur, l’avantage majeur est la réduction des frais d’impression, la mise sous pli et l’affranchissement de la transmission du bulletin. Cela représente une diminution du coût d’un bulletin de paie (environ trois fois moins cher qu’un bulletin transmis par courrier). Ensuite, cela permet d’optimiser des processus RH. En effet, la gestion est facilitée avec le bulletin électronique.

• Pour le salarié, ce système permet avant tout de lutter contre la perte de documents. Tous les bulletins de salaire sont stockés en ligne. Cela permet aussi d’y accéder à distance et facilement.

Les inconvénients

Il y a toutefois quelques inconvénients avec ce système. Le principal inconvénient réside dans le stockage et l’accès des salariés à leurs bulletins de salaire. En effet, il faut mettre en place un espace de stockage sécurisé et confidentiel, propre à chaque salarié. Des coffres-forts numériques existent, certaines banques en proposent, mais celle-ci ne permet pas à l’entreprise de déposer directement des documents. Il serait donc plus adaptée d’opter pour la création d’un espace sécurisé que propose certains éditeurs de logiciel de paie.