Les notes de frais : qu’est-ce que c'est ?

Les notes de frais (ou frais professionnels) constituent des avances consenties par un dirigeant ou un salarié dans le cadre de son activité professionnelle.

1-1- Définition

Une note de frais est un document permettant à un salarié de se faire rembourser des frais professionnels qu’il a engagé personnellement dans l’intérêt de son employeur et de l’entreprise. Elle apparaît généralement sous la forme d’une fiche que le salarié doit remplir et remettre à son employeur. La note de frais peut également, dans certains cas, faire suite à un ordre de mission lorsque le salarié est en déplacement professionnel.

1-2- Type de frais

Le plus souvent, les notes de frais sont effectives sur des frais de repas (repas d’affaires, rendez-vous professionnel…), des frais de transport (déplacement train, avion…), des frais kilométriques, et des frais d’hébergement. Tous ces frais doivent impérativement être justifiés par un reçu ou une facture : le but est d'éviter que le salarié ne fasse passer des dépenses personnelles en notes de frais.

2-1- Les frais de repas

Certaines informations doivent être transmises pour justifier les frais d’un repas. Par exemple, l’original du reçu papier est suffisant pour justifier des notes de frais. Néanmoins, il est impératif d’y ajouter le nom de l'invité, sa fonction, ainsi que le nom de l’entreprise s’il en fait partie.

2-2- Les frais kilométriques

Concernant les frais kilométriques, le salarié doit fournir la carte grise du véhicule utilisé et renseigner :

• Le motif du déplacement ;

• Le lieu de la mission ;

• Le kilométrage total réalisé ;

• La puissance fiscale du véhicule.

2-3- Les frais de transports

Les frais de transports doivent également être justifiés. Pour cela, le salarié doit fournir le motif précis du déplacement, ainsi qu’un justificatif des billets de transports pour avoir droit au remboursement.

L’entreprise peut également rembourser le déplacement (frais carburant, péage) entre le point de départ du salarié jusqu’au lieu de transport (gare, aéroport, etc.) sur présentation d’un justificatif.

2-4- Les frais d’hébergement

Les frais d’hébergement nécessitent davantage de conditions pour être remboursés :

• La distance entre le lieu de résidence du salarié et le lieu professionnel doit être au moins de 50 km ;

• Il ne doit pas être possible de réaliser ce trajet en moins d’une heure trente en utilisant les transports en commun.

Une fois ces conditions vérifiées, la justification doit comporter la quantité de nuitées, l’ensemble des frais liés à la chambre occupée, et mentionner un solde nul.

L’employeur, pour rembourser les notes de frais, a deux possibilités. Il peut réaliser un remboursement des frais au réel ou en indemnité forfaitaire. Cette information peut être mentionnée dans le contrat de travail du salarié. L’employeur est en droit d’imposer un délai de justification de notes de frais : une fois ce délai passé, les frais ne seront pas remboursés.

3-1- Frais réels

Le système de remboursement des frais en réel consiste à rembourser la somme exacte engagée par le salarié dans le cadre professionnel et sur justification de paiement. Par conséquent, sans ces justifications, aucun remboursement ne peut avoir lieu.

3-2- Forfaitaire

L’employeur peut aussi choisir le système de remboursement forfaitaire. Cette démarche consiste à verser une allocation globale forfaitaire, correspondant aux frais engagés par le salarié. En contrepartie, le salarié conserve la charge de ses frais professionnels. Dans ce cas, il n’a pas de justifications à donner concernant ses frais.

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