5 minutes pour comprendre: la comptabilité en ligne

La comptabilité en ligne est un mode de gestion comptable dématérialisée et à distance. Vous tenez votre comptabilité via internet, ce qui permet à votre cabinet d’expertise comptable digital d’y avoir accès à tout moment. Comme c’est le cas si vous recourrez à un expert-comptable traditionnel ou à un centre de gestion agréé, la comptabilité de votre entreprise sera traitée par un prestataire externe qualifié.

La différence, c’est que vous lui communiquez les documents nécessaires à l’établissement de la comptabilité de votre entreprise uniquement en ligne. Pour cela, vous n’avez aucun logiciel à installer: le programme étant hébergé directement sur les serveurs de votre comptable en ligne, vous pouvez y accéder à tout moment à distance.

Un autre grand principe de la comptabilité en ligne, c’est que les contacts entre vous et votre conseiller ont lieu exclusivement à distance. Que ce soit par mail, téléphone, chat ou visio, vous pouvez le contacter où que vous soyez. Cela s’adresse principalement aux dirigeants de TPE et PME qui manquent souvent de temps pour gérer leur comptabilité.

Si les experts-comptables 2.0 qui vous accompagnent ont les mêmes missions et les mêmes compétences que les classiques - celles-ci sont d’ailleurs reconnues par l’Ordre des Experts-Comptables -, ils ne travaillent donc pas de la même manière.

Le rôle de l’expert-comptable en ligne est toutefois exactement le même que celui d’un cabinet physique traditionnel. Il conseille son client, tient sa comptabilité, dresse le bilan et le compte de résultat, procède à l’établissement de la liasse fiscale, etc.

En tant que client, votre rôle est simplifié au maximum. Il vous suffit de scanner les pièces et de les envoyer sur la plateforme du cabinet en ligne. Vous n’avez ainsi pas besoin de les saisir. C’est ce que nous vous proposons de faire chez Clementine.

Pensée pour être la plus intuitive possible, l’application Clementine vous permet de simplement prendre votre facture en photo avant de l’importer dans le système. Elle s’archivera alors automatiquement dans votre bibliothèque qui permet de stocker toutes vos factures et notes de frais au même endroit. Un conseiller comptable de l’entreprise établira ensuite les situations de trésorerie, les bilans et les déclarations fiscales. Contactez-nous pour en savoir plus.

Chaque cabinet d’experts-comptables en ligne a sa propre organisation, avec ses avant ages et ses inconvénients. Ce que vous devez regarder en priorité, ce sont les compétences de celui-ci dans des missions liées à la fiscalité et à la comptabilité. Vous pouvez faire appel à lui dans des domaines tels que le suivi social (paie, déclarations sociales), le domaine juridique (rédaction de statuts, augmentation de capital), la fiscalité, la création de votre entreprise ou encore la gestion de votre patrimoine.

Un cabinet de taille réduite n’est pas toujours dans la capacité de proposer l’ensemble de ces prestations. Par contre, avec un cabinet plutôt large, vous risquez d’être noyé dans la masse de clientèle. À vous donc de voir ce qui vous convient le mieux avant de faire votre choix.

Sachez également qu’un expert-comptable en ligne recevra vos comptes bancaires en temps réel sans action de votre part, plutôt que de devoir les envoyer ou les déposer en mains propres à votre comptable. Pour vos factures et notes de frais, il suffit de les créer sur ordinateur ou sur votre smartphone et votre expert-comptable en ligne les recevra automatiquement. Cela va vous éviter de devoir vous déplacer et de perdre du temps.

C’est à nouveau le même principe pour connaître le montant de votre déclaration de TVA. Votre expert-comptable en ligne va accéder aux données en ligne et pourra ainsi facilement remplir votre déclaration de TVA. Avec un comptable classique, il faudrait lui apporter vos factures de vente et d’achat afin qu’il puisse les saisir à l’ordinateur et puis seulement remplir votre déclaration.

Grâce au fait que votre comptabilité est dématérialisée, votre conseiller accède à vos données comptables à jour et peut ainsi vous conseiller immédiatement sur le montant de votre rémunération. Cela évite de devoir envoyer des justificatifs pour mettre à jour les informations datées dont disposent votre conseiller dans le cas d’un cabinet d’expertise comptable classique. Ce serait seulement à partir de ce moment-là que votre comptable pourrait vous proposer une rémunération adaptée.

En général, vous pouvez souscrire un abonnement mensuel ou annuel dont le prix dépend du nombre d’écritures comptables. Le recours à une solution comptable en ligne est la plupart du temps moins coûteux que l’achat d’une licence classique et garantit pourtant la même rigueur de travail.

Chez Clementine, nous vous proposons ainsi de lancer votre micro-entreprise et d’en tenir la comptabilité pour seulement 39 euros par mois. Comptez 79 euros par mois lorsqu’il s’agit d’une petite entreprise.

Le principal inconvénient pourrait être le fait que la confiance est plus difficile à établir avec votre expert-comptable en l’absence de contact physique. Dans le même sens, cette absence de rencontres réelles peut également déboucher sur une méconnaissance de la complexité des activités de votre entreprise de la part de l’expert-comptable en ligne.

En cas d’évènements exceptionnels dans la vie de l’entreprise (vente, cession du fonds de commerce, contrôle fiscal), du fait du possible éloignement géographique de votre expert-comptable digital, il se peut que celui-ci ait plus de difficultés matérielles pour intervenir. Cet éloignement peut également être problématique en cas de difficultés financières nécessitant un suivi rapproché, une situation dans laquelle l’expert-comptable en ligne aura peut-être du mal à être aussi efficace qu’un cabinet classique.