La prise en charge des frais pour se rendre sur son lieu de travail

Lorsque vous commencez à exercer une activité au sein d’une d’entreprise, il se peut que vous puissiez avoir besoin d’aide pour gérer vos déplacements. Il s’agit principalement du fait qu’en tant que salarié, les frais engagés peuvent être pris en charge totalement  ou partiellement sur les dépenses que vous aurez à engager afin de vous rendre sur votre lieu de travail. Dans les faits, nous vous confirmons que ces frais ont la possibilité d'être remboursés par l’employeur.  Voyons ça plus en détail.

Dans une règle générale, tout le personnel employé peut être concerné par ces avantages. Ceci veut ainsi signifier que les stagiaires et les personnes qui exercent à temps partiel ne font pas exception à la règle. 

Lorsqu’on aborde le sujet du remboursement des frais de déplacement pour pouvoir se rendre à un lieu de travail, les premières personnes concernées sont celles qui empruntent les moyens de transports en commun. Il peut s’agir de Métros, de Tramways, de trains, de Bus, de Trolleybus ou de location de vélos. Seules les cartes d’abonnement sont prises en charge par l’employeur, qu’elles soient annuelles, mensuelles ou hebdomadaires. Les titres de transport achetés à l’unité ne sont pas remboursables.

Le remboursement est effectué chaque mois sous réserve de la présentation d’un justificatif employeur.  Dans certaines entreprises, des accords collectifs peuvent prévoir d’autres modes de preuves et de remboursements. Ainsi, dans un cadre général, les bases de remboursement sont les suivantes : 

• Prise en charge à hauteur de 50 % du tarif de 2e classe sur la base du trajet le moins long ;

• Prise en charge proportionnelle au nombre d’heures de travail pour les salariés à temps partiel. 

Mise en situation : Lorsque vous êtes salarié à temps partiel au sein d'une entreprise, le montant de la prise en charge de votre abonnement  sera naturellement réduit au prorata temporis.

Par exemple, si le montant de votre abonnement s’élève à 73 euros et que vous travaillez 65 heures par mois, le calcul suivant sera effectué : (73 x 50 %) x 65/ 151,67= 15,64 €

Si vous n'empruntez pas les transports en commun, il est également possible pour votre employeur de prendre en charge vos frais de transports personnels. Cependant, cette prise en charge ne peut être effectuée que sous décision du dirigeant de la société. Elle ne lui est donc pas obligatoire. Néanmoins, s'il est décidé de l’application de cette prise en charge, elle doit être applicable à tous les employés. Par conséquent, les transports personnels peuvent être remboursés à tout salarié qui : 

• Réside ou travaille continuellement au sein d’une zone non desservie par les transports urbains ; 

• Est dans l’obligation d’avoir recours à un véhicule personnel en raison de ses horaires de travail. 

Mise en situation : Lorsque vous êtes salarié à temps partiel au sein d'une entreprise, le montant de la prise en charge de votre abonnement sera naturellement réduit au prorata temporis.

Si nous considérons une prise en charge  de 400€ annuelle (plafond  exonération de cotisations) , le calcul des frais de déplacement sera ainsi pour 65 heures mensuelles de travail :

400*65/151,67 = 171,42 /12 = 14,28 € mensuel

4-1- Les limites de la prise en charge 

Il existe toutefois certaines conditions qui peuvent faire en sorte que le salarié ne soit pas en droit de revendiquer un remboursement des frais de transports. Ces conditions sont les suivantes : 

• Le salarié habite dans un logement qui exclut les conditions de frais de transports pour se rendre à son travail ; 

• Le salarié dispose d’une voiture de fonction mise à sa disposition ainsi qu’un versement des frais de carburant et d'alimentation électrique. 

NB : S’il le désire, votre employeur peut vous verser un forfait de mobilités durables dans le cas où vous utilisez des moyens de transports personnels comme le covoiturage, le vélo, le vélo libre-service, la trottinette, le scooter, la voiture électrique, etc. Si vous souhaitez en apprendre davantage, nous vous invitons à consulter ici, le blog de Clémentine. Votre leader français de l’expertise-comptable 100 % en ligne.