Délégation de signature : définition, conditions et modèle

Dernière mise à jour le 16 mai 2025 · 7 min

Qui peut signer à votre place en votre absence ? La délégation de signature soulève souvent des questions, que vous soyez chef d’entreprise, cadre, ou responsable d’un service. Un oubli, une erreur ou une imprécision dans ce processus peut avoir des conséquences importantes sur la validité de vos documents ou décisions. Pourtant, peu savent vraiment dans quelles conditions elle est valable, ce qu’elle doit contenir ou qui peut en bénéficier.

Dans cet article, vous découvrirez tout ce que vous devez savoir pour mettre en place une délégation de signature.

Une délégation de signature est un acte juridique par lequel une personne ayant un pouvoir de décision (dirigeant, président d’association, représentant légal) autorise un tiers à signer certains documents en son nom. Elle ne transfère ni la capacité de décision ni la responsabilité stratégique, mais permet à un collaborateur, souvent hiérarchiquement inférieur, de signer des actes précis pour le compte du délégant. Le délégataire agit comme un mandataire, sans pouvoir d’initiative en matière de gestion ou de stratégie.

Ce mécanisme est courant en entreprise. Par exemple, un dirigeant peut autoriser un DRH à signer des contrats de travail, avenants, notes de service ou documents administratifs. Cela facilite la gestion quotidienne, notamment dans les grandes structures où les documents à valider sont nombreux. Toutefois, le délégataire ne peut pas prendre de décisions engageant l’organisation, comme licencier un salarié ou modifier sa fonction, sauf en cas de délégation de pouvoir distincte.

La délégation de signature doit être écrite pour être valable en interne et vis-à-vis des tiers. Elle précise l’identité des parties, les documents concernés, les éventuelles limites (montants, types d’actes, durée) et son cadre d’application. Il faut cependant ne pas la confondre avec la délégation dans la fonction publique, régie par le droit administratif.

💡 À savoir : même autorisé à signer, le délégataire n’endosse pas la responsabilité des actes. Celle-ci reste entre les mains du délégant, qui peut être tenu responsable en cas d’erreur ou d’abus.

La délégation de signature et la délégation de pouvoir sont deux mécanismes bien distincts, avec des finalités et des effets différents.

La délégation de signature permet simplement à un collaborateur de signer des documents au nom du dirigeant, sans pouvoir décisionnel. Elle ne transfère aucun acte de gestion ou de représentation, seulement le droit de signer. Le délégataire agit comme mandataire : il ne prend pas de décisions, il signe ce qui a déjà été validé.

À l’inverse, la délégation de pouvoir implique un transfert réel de compétences. Le dirigeant confie à un salarié le droit d’agir et de décider au nom de l’entreprise dans un domaine précis. Par exemple, une délégation de pouvoir en ressources humaines peut permettre à un salarié de licencier un collaborateur. Le délégataire engage alors directement la société par ses décisions. Cette délégation s’accompagne d’un transfert partiel de responsabilité : en cas de faute, c’est le délégataire qui peut être tenu responsable.

Mettre en place une délégation de signature répond à un besoin d’efficacité et de fluidité dans la gestion quotidienne d’une entreprise ou d’une organisation. 

Lorsqu’un dirigeant ou un responsable doit signer un grand nombre de documents (contrats, bons de commande, courriers administratifs, factures, attestations…), il devient rapidement impossible de gérer seul l’ensemble des signatures sans ralentir le fonctionnement des services. La délégation de signature permet donc de gagner en réactivité en autorisant un collaborateur à signer certains actes en son nom, tout en maintenant un cadre juridique sécurisé.

C’est aussi un moyen d’assurer la continuité de l’activité en cas d’absence, de déplacement ou d’indisponibilité temporaire du dirigeant. En déléguant la signature à une personne de confiance, l’entreprise évite les blocages ou les retards dans la validation de documents importants. Cela renforce l’autonomie opérationnelle des services tout en conservant un contrôle clair. La délégation étant encadrée par écrit, avec des limites précises, le dirigeant garde la maîtrise de ce qui peut ou non être signé en son nom.

La délégation de signature permet également de renforcer l’organisation interne et de clarifier les responsabilités. Elle permet de désigner officiellement les personnes habilitées à signer certains documents, ce qui est utile non seulement en interne, mais aussi vis-à-vis des partenaires extérieurs, des clients, des fournisseurs ou de l’administration. En formalisant les rôles, elle évite les imprécisions, les malentendus ou les actes juridiquement fragiles.

Pour qu’une délégation de signature soit juridiquement valable, elle doit respecter un ensemble de conditions portant à la fois sur le délégant et sur le délégataire. Ces conditions permettent d’encadrer strictement l’usage de la signature au nom d’un tiers, tout en sécurisant les actes signés.

Conditions liées au délégant

Le délégant est la personne qui accorde la délégation de signature. Il doit lui-même être en capacité juridique de signer les actes concernés, c’est-à-dire qu’il doit disposer du pouvoir légal ou statutaire pour le faire.

Pour qu’il puisse déléguer sa signature, deux conditions doivent être réunies :

• Il doit posséder le pouvoir de signer les documents concernés (par exemple : un président d’association, un chef d’entreprise, un directeur de service).

• Il doit justifier d’une impossibilité ou d’une difficulté à assurer personnellement la signature de tous les actes, ce qui justifie la délégation (volume de documents, absence, organisation interne...).

Conditions liées au délégataire

Le délégataire est la personne à qui la signature est confiée. Ce n’est pas n’importe quel collaborateur, certaines conditions doivent être strictement respectées pour garantir la validité et la légitimité de la délégation.

Le délégataire doit impérativement :

• Être salarié de l’entreprise ou de l’association. Il ne peut s’agir ni d’un prestataire externe, ni d’un bénévole dans le cadre associatif.

• Disposer de l’autorité, des compétences et de l’expérience suffisantes pour comprendre les actes à signer et en mesurer les conséquences.

• Avoir les moyens matériels et organisationnels nécessaires pour exécuter les actes prévus dans la délégation.

• Ne pas faire l’objet d’une interdiction de gérer ou d’une interdiction similaire, qui pourrait entacher la légitimité de ses actes.

Rédiger une délégation de signature nécessite de la clarté, de la précision et un minimum de formalisme pour éviter toute contestation. Même si la loi n’impose pas de modèle obligatoire, il est fortement recommandé de formaliser la délégation par écrit. Ce document doit permettre d’identifier clairement les parties, les actes concernés et les limites éventuelles.

Voici les éléments essentiels à inclure dans une délégation de signature :

• L'identité du délégant : nom, prénom, fonction exacte dans l’entreprise ou l’association.

• L'identité du délégataire : nom, prénom, poste occupé.

• L’objet de la délégation : il faut préciser les types de documents que le délégataire est autorisé à signer (exemple : contrats de travail, bons de commande, factures, courriers officiels...).

• La durée de la délégation : précisez une date de début et, si nécessaire, une date de fin. À défaut, la délégation est valable jusqu’à révocation.

• La signature des deux parties : le document doit être signé par le délégant et le délégataire pour prouver leur accord.

Une fois rédigée, la délégation doit être conservée par les deux parties et, si besoin, communiquée aux personnes concernées (équipe, partenaires, administration) pour garantir la validité des signatures produites.

Pour plus de facilité, vous pouvez vous appuyer sur un modèle de délégation de signature, à condition de l’adapter aux spécificités de votre entreprise et à la nature des documents à signer.

Voici un modèle de délégation de signature que vous pouvez mettre en forme dans un document Word afin de l’exporter ensuite au format PDF : 

Je soussigné(e), [Nom, Prénom], né(e) le [Date de naissance], en qualité de [Fonction] au sein de [Nom de l'entreprise ou de l'association], demeurant au [Adresse du siège], agissant en qualité de délégant(e), autorise par la présente :

[Nom, Prénom du délégataire], né(e) le [Date de naissance], exerçant les fonctions de [Fonction du délégataire], à signer en mon nom et pour mon compte les documents suivants :

- [Liste des documents concernés : ex. contrats de travail, bons de commande, courriers administratifs, etc.].

Cette délégation de signature prend effet à compter du [Date de début] et restera valable jusqu’au [Date de fin] ou jusqu’à révocation écrite de ma part.

La présente délégation est strictement limitée aux documents mentionnés ci-dessus et n’emporte en aucun cas transfert de pouvoir ou de responsabilité décisionnelle.

Fait à [Ville], le [Date].

Signature du délégant :

Signature du délégataire :

Quelle différence entre délégant et délégataire ?

Le délégant est la personne qui donne le pouvoir de signer ou d’agir en son nom. Le délégataire, lui, est celui qui reçoit cette autorisation.

Quand prend fin une délégation de signature ?

Une délégation de signature prend fin à l'expiration du délai prévu, à la révocation par le délégant, au départ du délégataire (mobilité, fin de fonction), ou à la fin des fonctions du délégant (mutation, départ, fin de mandat).

Quels sont les différents types de délégation ?

Il existe deux types de délégation : la délégation de pouvoir (transfert d’une responsabilité avec autorité) et la délégation de signature (permet de signer au nom du délégant sans transfert de responsabilité).