Le Blog de Clementine

Les notes de frais (ou frais professionnels) constituent  des avances consenties par un dirigeant ou un salarié dans le cadre de son activité professionnelle.

a. Qu’est-ce que c’est ?

Les notes de frais sont avant tout un document permettant à un salarié de se voir rembourser des frais professionnels qu’il a engagé personnellement dans l’intérêt de son employeur et de l’entreprise. Elle apparaît généralement sous la forme d’une fiche. C’est le salarié qui doit la remplir et la remettre à son employeur. La note de frais peut également, dans certains cas, faire suite à un ordre de mission lorsque le salarié est en déplacement professionnel.

b. Type de frais

Le plus souvent, les notes de frais sont effectives sur des frais de repas (repas d’affaires, rendez-vous professionnel…), des frais de transport (déplacement train, avion…), des frais kilométriques, et des frais d’hébergement. Tous ces frais doivent impérativement être justifiés, par un reçu ou une facture, afin d’éviter que le salarié ne fasse passer en notes de frais des dépenses personnelles.

a. Les frais de repas

Certaines informations doivent être transmises pour justifier les frais d’un repas. Par exemple, l’original du reçu papier est suffisant pour justifier des notes de frais. Néanmoins, il est impératif d’y ajouter le nom de votre invité sa fonction ainsi que le nom de l’entreprise s’il y existe.

b.Les frais kilométriques

Concernant les frais kilométriques, le salarié est tenu de fournir la carte grise du véhicule utilisé et doit renseigner le motif du déplacement, le lieu de la mission, le kilométrage total réalisé ainsi que la puissance fiscale du véhicule. Ces informations sont nécessaires à la justification de notes de frais pour des frais kilométriques.

c. Les frais de transports

Les frais de transport doivent également être justifiés. Pour cela, le salarié doit fournir le motif précis du déplacement ainsi qu’un justificatif des billets de transports pour pouvoir avoir droit au remboursement. L’entreprise peut également rembourser le déplacement (frais carburant, péage) entre le point de départ du salarié jusqu’au lieu de transport (gare, aéroport…) sur présentation d’un justificatif.

d. Les frais d’hébergement

Les frais d’hébergements sont un peu plus complexes. Avant d’engager une dépense dans ce cadre-là, il est important de vérifier deux choses. La première étant la distance entre le lieu de résidence du salarié et le lieu professionnel, elle doit être au moins égale à 50 km. La seconde condition est qu’il ne doit pas être possible de réaliser ce trajet en moins d’une heure trente en utilisant les transports en commun. Une fois ces vérifications faites, la justification doit comporter la quantité de nuitées, l’ensemble des frais à la chambre occupé et enfin, mentionné un solde nul.

L’employeur, pour rembourser les notes de frais, a deux possibilités. Il peut réaliser un remboursement des frais au réel ou en indemnité forfaitaire. Cette information peut être mentionnée dans le contrat de travail du salarié. L’employeur est en droit d’imposer un délai de justification de notes de frais. Une fois ce délai passé, les frais ne seront pas remboursés.

a. Frais réels

Le système de remboursement des frais en réels consiste à rembourser le salarié de la somme exact qu’il a engagé dans le cadre professionnel et sur justification de paiement. Par conséquent, sans ces justifications, aucun remboursement ne peut avoir lieu.

b. Forfaitaire

L’employeur peut aussi choisir le système de remboursement forfaitaire. Cela consiste à verser une allocation globale forfaitaire correspondant aux frais engagés par le salarié. Cela implique que le salarié, en contrepartie, conserve la charge de ses frais professionnels. Dans ce cas, le salarié n’a pas de justifications à donner concernant ses frais. Ce système permet à l’entreprise de ne pas avoir de notes de frais.

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