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Bien lire le grand livre comptable

Comptabilité, social et juridique

Dernière mise à jour le · 3 min

Photo de couverture de l'article

1- Description du grand livre comptable

Le grand livre comptable est un document regroupant l’ensemble des mouvements de comptabilité d’une entreprise : il permet d’entrer dans les détails des comptes et de retrouver l’historique des différents mouvements de comptabilité. Ce livre est donc un atout considérable pour l'entreprise s’il est bien tenu à jour.

2- Le grand livre de Clementine.fr

La forme des grands livres varient d'une entreprise à l'autre. Tableaux, comptes en T, fichier informatisé ou encore registre papier : il n'existe aucune obligation sur le format à adopter.

Chez Clementine.fr, le grand livre comptable est composé de deux grandes parties : l’espace client et l’espace fournisseur. Il est consultable à tout moment pour connaître les sommes dues à un fournisseur, ou celles dues par les clients de votre entreprise.

Vous avez la possibilité de feuilleter le grand livre comptable directement sur notre logiciel MyClementine dans la rubrique « Documents ». Il est important de le tenir à jour afin que nos experts-comptables effectuent votre bilan comptable annuel : une mise à jour régulière du livre permet une transmission plus rapide du bilan comptable annuel, et donc un gain de temps pour vous !

Pour tenir à jour le grand livre comptable, il vous suffit de rentrer toutes les factures et les paiements de l’entreprise en les annotant correctement : date, montant TTC, TVA, nom du fournisseur ou nom du client, … Cette étape est primordiale pour que les transactions s'inscrivent dans le grand livre.

3- Comment lire le grand livre

Le système de lecture est le même pour les catégories clients et fournisseurs. Les transactions sont regroupées par fournisseurs ou clients, et sont triées par ordre chronologique. Pour chaque transaction, on retrouve :

  • Le nom ;

  • Le type ;

  • La date ;

  • Le montant de la facture ;

  • La banque (avec le montant payé) ;

  • Le solde à la date indiquée, qui dépend des transactions effectuées précédemment.

Le paiement peut s’effectuer de différentes façons : un paiement complet, un paiement partiel (un certain % de la facture est payé), ou encore un paiement de plusieurs factures en une fois.

Si un paiement ne s’affiche pas, deux situations sont possibles :

  • Vous avez payé votre fournisseur par chèque, et celui-ci n’a pas encore été retiré à la banque. Le paiement arrivera donc plus tard ;

  • Il s’agit d’un paiement personnel, c’est-à-dire que vous n’avez pas payé avec le compte de l’entreprise. Dans ce cas, vous devez annoter cette facture grâce au bouton « Paiement personnel ».

4- Ce qu'il faut retenir

Pour que votre grand livre soit aux normes, il faut adopter deux réflexes :

  • Rentrer toutes les factures régulièrement en les annotant correctement grâce à l’application ;

  • Vérifier si toutes les factures ont bien un paiement correspondant et inversement. Si ce n’est pas le cas, il manque certainement une facture ou un paiement.

La comptabilité en ligne vous offre la possibilité de corriger des erreurs instantanément

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Karine Le Marchand, ambassadrice Clementine.fr

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