Le Blog de Clementine

Se protéger des factures impayées est nécessaire pour toute entreprise qui veut éviter de connaître des problèmes de trésorerie. Pour obtenir le paiement d’une facture, il est indispensable de respecter une procédure de recouvrement qui se décompose en deux phases: le recouvrement amiable et le recouvrement judiciaire. On fait le point.

Il est vrai que l’usage commercial veut que l’on accorde des délais à ses débiteurs pour qu’ils nous remboursent. Mais lorsque le nombre de factures impayées est trop élevé, l’entreprise peut en subir les conséquences négatives. Cela peut ainsi mettre en péril sa trésorerie.

Pour obtenir le paiement de vos factures, vous devez suivre une procédure de recouvrement de créances qui se décompose en deux phases: le recouvrement amiable et le recouvrement judiciaire.

Afin de conserver des relations commerciales saines et harmonieuses avec vos débiteurs, il est recommandé de commencer avec eux une procédure de recouvrement amiable. Composée de plusieurs étapes, elle vous permettra dans la plupart des cas d’éviter d’avoir à intenter une action en justice.

L’appel téléphonique, les lettres de relance et la mise en demeure sont les trois actions qu’il est possible de mettre en œuvre afin de procéder au recouvrement amiable de votre facture.

a) L’appel téléphonique

La première chose à faire lorsque votre client ne règle pas dans les délais impartis une facture que vous lui avez envoyée, c’est de le relancer par téléphone. Attention toutefois qu’il est interdit d’exercer sur lui une quelconque pression, que ce soit au moyen d’un ton agressif, par des menaces ou via des appels répétés ou à des heures inadéquates. De tels comportements sont pénalement répréhensibles.

Cette relance par téléphone est donc seulement un moyen de rappeler à votre client son obligation de payer ses créances. Généralement, un appel suffira à lui rafraîchir la mémoire et il effectuera le paiement le plus rapidement possible. Si, par contre, vous n’arrivez pas à le joindre ou que vos appels restent sans suite, une ou plusieurs lettres de relance s’imposent.

Sachez par ailleurs que vous avez la possibilité, lorsqu’un client vous doit de l’argent, de rédiger une reconnaissance de dette. Cela consiste en un acte écrit dans lequel votre débiteur s’engage à vous payer l’argent qu'il vous doit. Il s'agit d'une preuve non négligeable en cas de différend.

b) Les lettres de relance

Après l’appel téléphonique viennent donc les lettres de relance. Soulignons que la première d’entre elle peut très bien être envoyée par email. Il s’agit simplement de rappeler au client que sa dette est arrivée à échéance. N’oubliez pas de joindre la facture en question à votre lettre.

Si cette lettre de relance n’est pas prise en compte par votre client et que celui-ci ne vous rembourse toujours pas l'argent qu’il vous doit, vous pouvez alors procéder à l’envoi d’une deuxième puis d’une troisième lettre.

Au niveau du contenu de ces deux lettres, notons que la deuxième permet de demander une réponse à la première, cette dernière ainsi que la facture concernée devant se trouver en pièces jointes. La troisième place la barre un peu plus haut que les deux premières puisqu’elle consiste en l’indication au client qu’en cas de non-paiement, une procédure judiciaire sera entamée. Ici aussi, il est important que vous joigniez à votre courrier les deux précédentes lettres de relance ainsi que la facture impayée dont il est question.

Notons qu’il est possible de n’envoyer que deux lettres, cela dépend de la relation que vous entretenez avec le client concerné. La gradation dans l’envoi de ces trois lettres de relance doit en tout cas vous permettre de conserver une relation d’affaire ou de ménager un client fidèle.

Enfin, sachez également que cette étape n’est certainement pas un passage obligatoire, vous pouvez très bien procéder directement après l’appel téléphonique à l’envoi d’une mise en demeure. La relation avec votre client risque néanmoins de s’en trouver entachée.

c) La mise en demeure

En comparaison aux lettres de relance, la mise en demeure d’un client pour le non-paiement d’une facture produit des effets juridiques. Afin qu’elle soit valable, la mise en demeure doit respecter plusieurs conditions de forme et comporter certaines mentions obligatoires.

C’est seulement après l’envoi d’une mise en demeure qu’il vous sera possible d’engager une procédure judiciaire pour le recouvrement de vos factures.

Si le conflit avec votre client ne peut être résolu à l’amiable, il existe plusieurs voies de recouvrement judiciaire pour lui ordonner de régler ses factures impayées. Alors que le recouvrement amiable n’est qu’une incitation, le recouvrement judiciaire force, lui, votre partenaire commercial à s’exécuter.

L’injonction de payer, le référé provision et l’assignation en paiement sont les trois procédures existantes pour obtenir le recouvrement judiciaire de votre facture.

a) L’injonction de payer

Simple, rapide et peu coûteuse, la procédure d’injonction de payer se déroule sans votre débiteur, qui ne sera pas convoqué au tribunal. Ce recours est approprié pour les petits litiges, soit ceux concernant une facture au montant peu élevé, ceux pour lesquels le débiteur n’a pas de contestations à opposer et ceux qui ne présentent pas de difficultés particulières.

Notons que le tribunal compétent et le formulaire CERFA à fournir diffèrent selon votre créance. Deux critères doivent ainsi être pris en considération: la nature de la créance (civile ou commerciale) et le montant de celle-ci (de 0 à 10 000 euros, c’est le Tribunal d’Instance qui est compétent, tandis qu’au delà de 10 000 euros, c’est le Tribunal de Grande Instance).

Une fois votre requête effectuée, le tribunal a plusieurs possibilités: rendre une ordonnance d'injonction de payer, refuser partiellement la requête ou la refuser totalement. Si le débiteur refuse toujours de payer après avoir reçu l’injonction du tribunal, vous pourrez alors envisager des saisies par huissier.

b) Le référé provision

Cette procédure, simple et peu onéreuse elle aussi, permet de recevoir une partie des sommes qui vous sont dues assez rapidement. Comme pour l’injonction de payer, si le débiteur ne vous rend pas l’argent qu’il vous doit une fois l’ordonnance de référé provision rendue, vous pourrez faire saisir ses biens par un huissier et vous payer ensuite sur le prix de leur vente via la saisie-vente.

Notons toutefois que pour passer par le référé provision, votre créance ne doit pas être sérieusement contestable. Ce qui veut dire que vous devez être dans la capacité de prouver que votre client vous doit bien la somme demandée. C’est pourquoi cette voie est surtout réservée aux dossiers pour lesquels il n’y a pas de contestation de la part du débiteur et lorsque vous voulez agir rapidement car il existe un risque d’appauvrissement de votre client, le rendant incapable de rembourser.

c) L’assignation en paiement

Cette voie, plus longue et plus coûteuse, est celle qui conduit à un procès classique. Lorsque vous cherchez à obtenir le recouvrement d’une facture, il se peut qu’une assignation au tribunal soit la suite logique d’une procédure d’injonction de payer ou de référé provision.

Cette procédure est donc celle qui s’applique en dernier recours ou lorsqu’aucune des deux autres procédures ne sont susceptibles de s’appliquer. Dans le cas où le débiteur conteste énergiquement la facture à payer par exemple.

Comme pour les deux autres procédures de recouvrement judiciaire, l’assignation en paiement se dénoue par la saisie des biens du débiteur par un huissier, en application de la décision du juge. L’huissier se rendra au domicile du client et saisira ses biens afin de les vendre.