Procès-verbal d’une assemblée générale : comment le rédiger ?

Le procès-verbal est un document juridique permettant d’attester les décisions prises en assemblée générale. Ce document doit donc être parfaitement rédigé et conservé afin de servir de preuve en cas de litige. Le procès-verbal est la preuve concrète que le droit des associés à bien été respecté. C’est un document imposé par la loi et il est donc obligatoire de le réaliser après une assemblée générale. Les EURL et SASU doivent également réaliser un PV pour les décisions prises malgré que l’assemblée générale ne leurs soit pas imposer.

Ce document doit être coté et paraphé soit par un juge du tribunal de commerce ou d’instance soit pas le maire ou l’adjoint au maire de la commune du siège social de l’entreprise. Si le PV d’AG est réalisé sur des feuilles mobiles, celles-ci doivent être numérotées sans discontinuité et paraphées. Si l’entreprise choisie de conserver ce document dans un registre, il n’a pas à être coté ni paraphé.

a. Dans le cas général

Le procès-verbal d’une assemblée générale doit comporter certaines mentions obligatoires afin d’être valide. Le PV d’AG doit donc comporter dans un premier temps la date et le lieu de la réunion, les noms et prénoms de tous les associés de l’entreprise. Le PV doit aussi comporter tous les documents et rapports soumis à l’assemblée générale ainsi qu’un résumé des débats. Enfin, le PV d’AG contient également le texte des résolutions, qu’ils soient adoptés ou non et le résultat des votes. Le procès-verbal doit ensuite être signé par les gérants de l’entreprise. Dans le cas d’une SNC, le PV d’AG doit être signé par chacun des associés présents.

b. Pour les SARL

Concernant les entreprises en SARL, certaines mentions doivent être rajoutées à ceux vus précédemment. Le Procès-verbal d’une assemblée générale de SARL doit comporter le nom, prénom et qualité du président. Le PV doit aussi contenir l’indication du nombre de parts sociales détenues par chaque associé de l’entreprise. Enfin, le PV d’AG peut contenir la mention de la survenance éventuelle d’un incident technique sur la visioconférence par exemple si celui-ci a perturbé le déroulement de l’assemblée générale. Ce procès-verbal doit être établis et signés par les gérants et le cas échéant, par le président de séance.

c. Pour les SA

Pour les entreprises en SA, le procès-verbal doit comporter en plus des mentions obligatoires classiques, le mode de convocation, l’ordre du jour, la composition du bureau ainsi que le nombre d’actions participant au vote et le quorum atteint. Comme pour les entreprises en SARL, le PV d’AG peut contenir la mention de la survenance éventuelle d’un incident technique si celui-ci a perturbé le déroulement de l’assemblée générale. Le procès-verbal doit être signé par les membres du bureau.

a. La rédaction

Dans le cas général, le rédacteur du procès-verbal d’une assemblée générale est l’un des gérants de l’entreprise. En revanche, il est possible de nommer une autre personne pour rédiger le PV à condition qu’il soit compétent pour le faire (Exemple : secrétaire de séance ou encore un juriste de l’entreprise).

La rédaction du procès-verbal d’une assemblée générale peut également être réalisée par une personne expérimentée, comme un expert-comptable. Cette solution est fortement recommandée. L’expert connaît bien le monde de l’entreprise et favorise la bonne rédaction du procès-verbal.

b. Erreur sur le procès-verbal

Un oubli ou une erreur concernant les mentions obligatoires vues précédemment peut entraîner une nullité du procès-verbal et par conséquent l’annulation de l’assemblée générale. La nullité peut être soit relative soit absolue. C’est principalement le cas lorsque les règles de convocations ne sont pas entièrement respectées et que cette irrégularité a une influence sur l’issue du vote. Une imprécision de l’ordre du jour ou la prise de décisions non prévu peut entraîner l’annulation du procès-verbal.