En fonction de l’utilisation du véhicule par le salarié, la voiture est dite de fonction ou de société. Il est important de savoir différencier ces deux notions pour un employeur. Le fisc veille à la bonne pratique d'un véhicule de fonction ou de société.

Un véhicule de société permet à un salarié de se déplacer dans le cadre professionnel. C’est généralement le cas des véhicules de livraison.

"Le salarié doit utiliser ce véhicule uniquement dans le cadre professionnel."

Il ne peut pas effectuer de déplacements privés ni l’utiliser en dehors de ces heures de travail. Les véhicules de société ne peuvent pas non plus être utilisés pour effectuer le trajet domicile-travail-domicile du salarié. En revanche, l’employeur peut donner son accord pour que le salarié puisse utiliser le véhicule de façon privé. Il faut alors le mentionné explicitement sur le contrat de travail.

L’administration fiscale est stricte sur le respect du principe du véhicule de société. Les agents du fisc peuvent comparer le kilométrage du véhicule affiché et la distance totale parcourue pour déceler d’éventuelles fraudes. Lors d’un contrôle fiscal, si une fraude est détectée, cela peut entraîner une rectification du véhicule, un redressement fiscal et une amende.

Un véhicule de fonction peut être mis à disposition des salariés. Lorsqu’un salarié bénéficie d’un véhicule de fonction, il est autorisé à s’en service pour les trajets privés durant les jours de travail. Le salarié peut également utiliser ce véhicule durant les week-ends, congés et arrêt maladie.

"La voiture de fonction permet à l’employé une utilisation professionnelle et personnelle."

C’est l’employeur qui se charge d’acheter ou louer un véhicule pour ensuite transmettre les clés au salarié. L’employeur doit également se charger des charges sociales du véhicule. Les frais d’acquisition et d’entretien (assurance, révisions, pneumatiques…) sont à la charge de l’employeur.

Dans cette situation, la voiture de fonction devient un élément de la rémunération du salarié, il s’agit d’un avantage en nature. Cet élément est donc inscrit sur le bulletin de paie du salarié. Cela implique également, que l’administration fiscale impose de déclarer et payer l’impôt sur le revenu ainsi que les cotisations sociales correspondantes à la mise en place d’un véhicule de fonction.

Ce principe permet au salarié de bénéficier de nombreux avantage. Il n’a pas à financer une voiture personnelle, cela permet d’avoir un véhicule récent et en bon état, il n’y a pas de démarches et de dépenses administratives à réaliser.

La distinction juridique entre le véhicule de société et le véhicule de fonction n’est pas clairement définie. La mention de l’un des deux sur le contrat de travail ne suffit pas à définir les droits et obligation liés au véhicule. C’est donc à l’employeur de définir précisément les modalités de la mise en place d’un véhicule de fonction ou de société. Il doit donc déterminer si le salarié est autorisé à emmener le véhicule chez lui, si il peut le conserver hors des périodes de travail ou pendant sa période de préavis en cas de départ de l’entreprise.

4. Fiscalité d’un véhicule de société et de fonction

Pour un véhicule de fonction : le véhicule de fonction est considéré comme un avantage en nature par l’administration fiscale. Cela implique que tous les mois, le salarié et l’entreprise supporteront les charges sociales salariales et patronales sur une partie du coût du véhicule. L’employeur doit également s’acquitter de la taxe sur les véhicules de société et en fonction du montant de la voiture. Cela correspond au pourcentage d’usage privé appliqué au coût d’acquisition du véhicule. Il existe deux méthodes pour déterminer ce coût : le calcul au forfait annuel ou les dépenses annuelles réelles.

En revanche, l’employeur n’a aucune charge sociale à payer pour les véhicules de société, qui ne sont pas considérés comme un complément de salaire, mais comme un simple outil de travail.