La déclaration sociale nominative (DSN) s’est mise en place progressivement entre 2013 et 2017. La DSN répond à un objectif de simplification de l’ensemble des déclarations sociales d’une entreprise. Avant la DSN, les entreprises devaient transmettre de nombreuses déclarations, à différents organisme.

Cette déclaration concerne l’ensemble des entreprises. Il y a tout de même quelques exceptions : les indépendants, les micro-entrepreneurs, les collectivités d’outre-mer et la fonction publique.

La DSN est une transmission unique, mensuelle et dématérialisée des données liées à la paie et à la déclaration d’événements. Celle-ci permet aux organismes de protection sociale de calculer les cotisations et contributions redevables.

L’objectif principal de la déclaration sociale nominative est de simplifier les formalités sociales des entreprises. Elle permet également de réduire les risques d’erreur. La DSN regroupe de nombreux avantage aussi bien pour les entreprises que pour les salariés, les organismes, les pouvoirs publics. En effet, la DSN permet une réduction du nombre de déclarations, de simplifier les procédures et les délais, de sécuriser et finaliser les déclarations sociales, d’améliorer la confidentialité et enfin de mieux contrôler les fraudes.

La déclaration sociale nominative s’est mise en place progressivement. Elle a remplacé plusieurs types de déclaration. Cette transition s’est faite en trois phases.

La première phase a été créée en 2013. La DSN remplace les attestations de salaires pour le versement d’indemnité journalière ainsi que les attestations employeur destiné à pôle emploi. Cette déclaration a également remplacé les déclarations et enquêtes mensuelles de mouvement de mains-d’œuvre, la radiation d’un salarié des contrats groupés sont aussi pris en charge par la DSN.

La deuxième phase de la DSN a été mise en place en mars 2015. A partir de là, la DSN a remplacé la déclaration unifiée de cotisations sociales pour l’URSSAF, le bordereau récapitulatif des cotisations et contributions sociales, le tableau récapitulatif utilisé pour la réglementation des cotisations sociales de l’année ainsi que le relevé mensuel de mission pour les entreprises de travail temporaire.

La troisième et dernière phase de la DSN a démarré en septembre 2016. Par la suite, la DSN est devenue obligatoire à compter du 1er janvier 2017 pour toutes les entreprises. La déclaration sociale nominative remplace désormais les autres DUCS (déclaration unifiée de cotisations sociales), les déclarations des cotisations MSA pour les exploitants agricoles, les déclarations auprès de la caisse nationale de compensation de Sécurité Sociale des VRP ainsi que les déclarations automatisées des données sociales dont la substitution est effective en 2018.

La déclaration sociale nominative correspond à la dernière étape du traitement de la paie. Celle-ci s’effectue grâce à un logiciel de paie compatible. L’employeur, à l’issue de la paie, transmet les données sociales nominatives des salariés, à savoir le lieu d’activité, la rémunération, les cotisations, les contributions sociales, la durée de travail et la date de début et fin de contrat. Il est possible pour l’employeur de signaler des événements de manière ponctuelle comme un arrêt de travail, reprise anticipée du travail, rupture de contrat de travail…

La DSN doit être transmise tous les mois, le 5 ou 15 du mois suivant celui auquel elle se rapporte. Concernant le signalement d’un événement ponctuel, il doit être adressé dans un délai de 5 jours à partir de la prise de connaissance de celui-ci. La DSN sera utilisée dans le cadre de la mise en place du prélèvement à la source qui doit être effectif en 2019.