Enjeux et risques des Management Fees

Les management fees, que l’on traduit en français par « frais de gestion », désignent des rémunérations versées par une filiale à sa maison mère. Ces frais courants qui suscitent de nombreuses questions de la part des professionnels doivent être encadrés avec attention. Qu’est-ce que les management fees et pourquoi peuvent-ils aussi présenter des risques ? Voici un article pour mieux comprendre.

Les Management Fees, ce sont des rémunérations versées par une société à une autre d’un même groupe, en échange de l’exécution de certains services. Il est également possible que les management fees soient établis entre plusieurs entreprises ayant un dirigeant commun, même si elles ne font pas partie du même groupe. Il peut s’agir de services administratifs, d’une assistance à la gestion financière, commerciale ou fiscale.

Plus globalement, il s’agit d’une démarche financière et organisationnelle qui permet aux entreprises de réaliser des défiscalisations. Quoi qu’il en soit, les management fees ne sont pas établis au hasard. Ces frais de gestion doivent faire l’objet d’études de planification minutieuses et sont ensuite précisés par un document écrit officiel nommé : « Convention de management fees ».

La convention de management fees, c’est le document officiel qui définit les rôles de chacune des parties prenantes. Comme un contrat juridique à part entière, cette convention est établie entre la holding, société mère (prestataire) et la filiale, société fille (bénéficiaire). Il contient toutes les informations importantes relatives à ces échanges de service.

La convention concerne les holdings opérationnelles, c’est-à-dire les sociétés qui exercent une activité commerciale, artisanale, agricole ou libérale. Seul moyen de déroger à cette règle pour les holdings passives -qui ont pour seul objet de gérer leur propre patrimoine - , prouver qu'elles exercent une action d’animation de leurs filiales. On parle de « holding animatrice », lorsqu’elle fixe le cap qui dirige la stratégie de son groupe, avec possiblement le besoin d’avoir recours à un système de management fees.

Les conventions de management fees peuvent alors englober :

• Des services de comptabilité ;

• Des services administratifs ;

• Des services juridiques ;

• Des services de marketing ;

• Des services plus techniques ;

• Des services informatiques ;

• Des services de ressources humaines ;

• Des services de développement stratégique.

Des avantages financiers indéniables

Toutes ces prestations de service vont être facturées par la société mère à sa filiale, générant pour elle du chiffre d’affaires taxable. Pour la société fille, les management fees, en plus d’être un atout organisationnel, pourront être déduits de ses résultats imposables.

Souvent établie aux côtés d’un avocat fiscaliste ou d’un cabinet d’expert-comptable, la convention de management fees va mentionner, avec le plus de précisions possibles, les modalités de ces échanges.

Comme un véritable contrat, cette convention doit comprendre :

• Le détail des prestations fournies ;

• Les sommes correspondant à chaque pôle de gestion ;

• Les modalités de versement ;

• La durée de ces échanges ;

• Les modes de résiliation ou de modification de cette convention ;

• La convention sera datée et signée par les deux parties.

En cas de contrôle fiscal, les sociétés doivent présenter cette convention et être en mesure de prouver :

• Que les services ont effectivement été rendus ;

• Qu’ils l’ont été dans l’intérêt de la société bénéficiaire, ne pouvant pas elle-même s’acquitter de ces tâches ;

•  Que les montants fixés ont été correctement établis, calculés au plus juste, en fonction des services rendus ;

• Que le temps passé pour chaque type de service est correct et peut être documenté ;

• Qu’il ne s’agit pas d’un transfert d’argent illégal.

En cas de contrôle, une convention de management fees incomplète ou trop aléatoire peut donner lieu à des rappels fiscaux importants. Ils comprennent le rejet de la déductibilité des sommes versées pour ces prestations, de la TVA pour la maison mère et par ricochet, des rappels de cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises (CVAE).

Le terme de « management fees » fait partie du vocabulaire fiscal depuis plus de 20 ans. Ces échanges de bons procédés font partie des démarches de défiscalisation utiles aux grandes et moyennes entreprises, puisqu’ils permettent de diminuer les impôts sur les sociétés pour les filiales de holdings, tout en augmentant le chiffre d’affaires de ces dernières.

Les conventions de management fees permettent de simplifier la vie administrative et/ou le fonctionnement des filiales. Elles délèguent un certain nombre de fonctions et de tâches de leur quotidien, tout en s’assurant d’un cadre supplémentaire dans leurs démarches. En termes d’assurance par exemple, seule la holding est responsable des services effectués. Il est ainsi très fréquent que des filiales insèrent dans leur convention de management fees des tâches de comptabilité et de gestion juridique de leur entreprise.

À propos des rémunérations

Les rémunérations des tâches incluses dans la convention de management fees doivent être correctement anticipées. Pour des tâches de support assez simples, des prestations de service à faible valeur ajoutée, on ajoute une marge au prix de revient habituel (méthode du « cost plus »). Un expert-comptable sera la meilleure personne pour vous aider à calculer le juste coût de revient de chaque tâche, associant base de coûts, clé d’allocation pertinente et marge applicable (généralement entre 2 % et 5 %). Pour des tâches à plus forte valeur ajoutée, le taux pourra être plus élevé, avec justification.

La convention présente les tâches récurrentes mais peut aussi prévoir des prestations exceptionnelles. Dans ce cas de figure, la filiale pourra appliquer une facturation au temps passé, avec une marge supplémentaire à sa maison mère. La base des coûts de chaque prestation de service doit être précisée dans la convention pour entrer dans cette fiscalisation particulière des management fees.

Les rémunérations versées à la société mère sont dans la plupart des cas réalisées sous forme d’acomptes provisionnels. Ils peuvent être versés annuellement, mensuellement, trimestriellement… comme défini dans les termes de la convention.

Depuis quelques années, la Cour de cassation et plusieurs tribunaux ont été appelés à juger des affaires de management fees non conformes. Des condamnations pour abus de biens sociaux ont déjà été prononcées, avec des pénalités s’ajoutant au remboursement des versements effectués et des déductions reçues. L’administration fiscale se penche avec attention sur tous les montages financiers jugés trop flous et mène des investigations approfondies, quelle que soit la taille de l’entreprise.

Quelques exemples de conventions de management fees mal établies

Il est réellement risqué de tenter d’établir une convention de management fees sans l’aide et le soutien d’un expert comptable professionnel. Ce type de montage, qui est établi au départ pour aider les filiales et leurs maisons mères, peut se retourner contre elles et mener des entreprises à leur perte en cas de fraude avérée. En droit fiscal, on s’expose à un « acte anormal de gestion ».

Les 3 causes de mise en doute des conventions de management fees les plus fréquentes sont les suivantes :

1. Les conditions financières entre les deux entreprises jugées trop déséquilibrées. Si la filiale n’est pas en assez bonne santé financière pour faire appel à des prestations de sa maison mère, et inversement, la convention sera jugée non conforme. Les entreprises seront alors soumises à un contrôle des conventions réglementées ;

2. Le montant des prestations facturées est jugé abusif. Le détail des tâches accomplies ne correspond finalement pas aux tâches effectuées et inclus d’office des prestations exceptionnelles ;

3. Les prestations de direction sont incluses dans la convention de management fees. Il peut donc y avoir une confusion entre mandat social et ladite convention, entraînant une problématique de double emploi et de double rémunération.

Dans le cas d’une convention passée entre les entreprises d’un groupe international, la justification des prestations de service et du niveau de rémunération sera scrutée avec beaucoup d’attention. Un contrôle sera effectué pour tous les transferts de bénéfices hors de France.

Le meilleur moyen de ne pas faire d’erreur est de se faire accompagner par un professionnel mais aussi de réaliser des contrôles fréquents de ces management fees. Ainsi, lorsque les résultats d’une filiale s’améliorent, la société mère peut ajuster ses prestations et revoir les termes de la convention qui les unit.

Par le biais des management fees, la holding devient pour ses filiales un centre administratif, juridique, stratégique et financier majeur. Elles peuvent ainsi mieux se concentrer sur leurs activités principales… à condition que ces rôles soient réellement remplis. En cas de manquement, la société fille peut aussi rappeler à l’ordre la holding, notamment lorsque sa santé financière et son avenir sont en jeu.