L’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement

Les retards de paiement peuvent coûter cher. Heureusement, l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement existe. Découvrez comment cette indemnité peut non seulement compenser vos frais mais aussi inciter au respect des délais. Une méthode simple et efficace que chaque entreprise devrait connaître.

L'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement, instaurée en 2013 par la loi de modernisation de l’économie, vise à compenser les coûts engagés par une entreprise pour récupérer une créance impayée. Elle s’applique à toute facture émise entre professionnels qui n’est pas payée à l’échéance, entraînant un coût minimum de 40€ par défaut de paiement. Concrètement, dès qu’un client dépasse le délai imparti pour régler sa facture, l’entreprise créancière peut réclamer cette indemnité en supplément des intérêts de retard, et ce, sans nécessiter d’intervention judiciaire.

L’objectif principal de cette indemnité est double : elle encourage les entreprises à respecter leurs délais de paiement tout en dédommageant le créancier pour les efforts déployés dans le recouvrement de la dette. Cette mesure se veut donc à la fois dissuasive et compensatrice, et elle est surtout applicable de manière automatique dans toutes les transactions commerciales entre professionnels.

Pour être légitime et applicable, l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement doit répondre à certaines modalités précises. La première condition réside dans le contexte : elle est uniquement applicable entre professionnels, donc les relations entre particuliers et entreprises ne sont pas concernées. Autrement dit, si votre client est un consommateur final, cette indemnité ne pourra pas être exigée.

Ensuite, il est essentiel d’intégrer cette indemnité dans les conditions générales de vente (CGV) de l’entreprise, ou directement sur les factures émises. En mentionnant explicitement l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement dans les documents commerciaux, vous assurez que le débiteur est informé et ne peut contester cette exigence.

Contrairement aux intérêts de retard qui sont calculés en fonction d’un pourcentage appliqué sur le montant impayé, l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement est fixée à un montant unique de 40€. Ce montant ne varie pas en fonction du montant de la créance. Par exemple, que le montant de la facture impayée soit de 100€ ou de 10 000€, l’indemnité restera la même. Cependant, pour les créances particulièrement élevées, une indemnité complémentaire peut être réclamée si les frais de recouvrement réels dépassent ce montant forfaitaire, sous réserve de justifier ces frais supplémentaires.

Cette indemnité se calcule donc simplement : il suffit d’ajouter 40€ au montant de la créance impayée et de mentionner ce montant sur le courrier ou la relance envoyée au débiteur.

L’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement est plus qu’un simple supplément. Elle représente également une obligation légale qui, si elle n’est pas respectée, peut exposer l’entreprise créancière à des sanctions. En effet, chaque entreprise doit mentionner l’existence de cette indemnité dans ses factures et dans ses CGV, faute de quoi elle ne pourra pas la réclamer en cas de retard de paiement.

Il est aussi essentiel de respecter le processus de relance avant d’exiger cette indemnité. Bien que le créancier soit en droit de l’ajouter dès le premier jour de retard, il est souvent recommandé de laisser un délai raisonnable et de passer par des rappels, d’abord amicaux, avant de l’inclure. Cette transparence et cette démarche progressive permettent de maintenir de bonnes relations commerciales.

Si vous êtes face à un client en retard de paiement, la première étape est de le relancer de manière claire en mentionnant le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement. Un simple e-mail ou un courrier suffisent, tant que le montant de la créance et de l’indemnité sont indiqués, et que vous rappelez les conditions de règlement initiales.

Dans certains cas, il peut être nécessaire d’engager une procédure de recouvrement plus formelle si le débiteur persiste à ne pas payer. L’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement peut alors être intégrée dans le dossier envoyé aux organismes de recouvrement ou aux services juridiques compétents, ce qui ajoute du poids à votre demande.