Comment faire une facture électronique ? Le guide complet

Vous vous demandez comment faire une facture électronique ? Avec l’obligation légale qui approche, de nombreux entrepreneurs et indépendants cherchent une solution simple pour passer au numérique sans se perdre dans la paperasse. Vous vous demandez peut-être quelles informations inclure ? Quels outils utiliser ? Ou encore quelles règles respecter pour que votre document soit conforme ?

Dans cet article, vous découvrirez les étapes essentielles pour créer une facture électronique claire, conforme et professionnelle, ainsi que des conseils pratiques pour simplifier votre gestion au quotidien.

Définition de la facture électronique

Une facture électronique n’est pas simplement une facture envoyée par e-mail au format PDF ou un document papier scanné. C’est une facture émise, transmise et reçue sous forme entièrement dématérialisée, contenant des données structurées qui permettent son traitement automatique par les logiciels comptables et les plateformes de l’administration fiscale.

Concrètement, une facture électronique doit répondre à trois exigences fondamentales :

• l’authenticité de son origine : garantir l’identité de l’émetteur

• l’intégrité de son contenu : s’assurer qu’aucune donnée n’a été modifiée après émission

• la lisibilité : la facture doit pouvoir être comprise aussi bien par une machine que par un humain

Qui est concerné par l’obligation de la facture électronique ?

La réforme de la facturation électronique concerne toutes les entreprises assujetties à la TVA en France, quel que soit leur taille, leur statut juridique ou leur régime fiscal. Cela signifie que les grandes sociétés, les PME, mais aussi les micro-entreprises et les indépendants en franchise de TVA devront progressivement se conformer aux nouvelles règles.

En pratique :

• Les grandes entreprises et les ETI sont les premières concernées, car elles devront non seulement recevoir mais aussi émettre des factures électroniques dès septembre 2026

• Les PME et les micro-entreprises bénéficieront d’un délai supplémentaire, mais devront à leur tour émettre leurs factures au format électronique à partir de septembre 2027

• Même les professionnels sous régime de franchise en base (donc non redevables de la TVA) devront transmettre certaines informations via le dispositif de e-reporting

Certaines opérations échappent toutefois à la réforme :

• Les transactions avec des particuliers (B2C) restent en dehors du champ de la facturation électronique, même si des données devront être transmises à l’administration fiscale

• Les échanges internationaux ou intracommunautaires ne sont pas non plus couverts par la e-facture, mais entrent dans le périmètre du e-reporting

• Certaines activités spécifiques (santé, enseignement, immobilier, services financiers et bancaires, associations sous conditions) bénéficient d’exclusions ou d’adaptations

L’obligation de e-reporting

En parallèle de la facturation électronique, les entreprises devront également se conformer à une nouvelle obligation : le e-reporting. 

Il s’agit d’un dispositif qui impose de transmettre directement à l’administration fiscale certaines informations relatives aux transactions qui ne passent pas par le circuit de la e-facture. Sont notamment concernés les ventes réalisées auprès de particuliers (B2C), les opérations avec l’étranger comme les échanges intracommunautaires ou les exportations, ainsi que certaines activités spécifiques ou exonérées.

Les données attendues portent sur la date et la nature de la transaction, les montants hors taxe et toutes taxes comprises, le détail de la TVA collectée, la devise utilisée et, dans certains cas, les informations liées au paiement. Cela permet à l’administration de disposer d’une vision presque en temps réel de la TVA collectée par les entreprises, tout en facilitant à terme le pré-remplissage des déclarations fiscales.

Le e-reporting vient donc compléter la réforme. Là où la facture électronique encadre les échanges entre entreprises établies en France, le e-reporting couvre toutes les opérations qui sortent de ce cadre. Ces deux dispositifs constituent le socle de la modernisation fiscale prévue pour 2026 et 2027.

Facturation électronique : le calendrier de la réforme

La mise en place de la facturation électronique ne se fait pas en une seule étape. Le gouvernement a prévu un déploiement progressif pour laisser le temps aux entreprises de s’adapter, en fonction de leur taille. 

La première échéance, fixée au 1er septembre 2026, marque un tournant, toutes les entreprises devront alors être capables de recevoir des factures électroniques, et les plus grandes devront également commencer à en émettre. Un an plus tard, en septembre 2027, ce sera au tour des PME et des micro-entreprises de franchir le pas de l’émission obligatoire.

Voici un tableau qui résume les grandes étapes de cette réforme :

Ce calendrier s’applique également au dispositif de e-reporting, qui suivra les mêmes étapes de déploiement. Les entreprises devront donc être prêtes non seulement à gérer la réception et l’émission des factures électroniques, mais aussi à transmettre à l’administration les données liées aux transactions qui ne relèvent pas directement de la e-facturation.

Les différentes formes de facture électronique

Pour être conforme à la réglementation, une facture électronique doit être émise dans un format spécifique qui permet à la fois la lecture par l’humain et le traitement automatique par les logiciels comptables ou les plateformes de l’administration fiscale. Trois formats sont officiellement reconnus.

Factur-X

Factur-X est le format hybride le plus répandu. Il associe un fichier PDF, que l’on peut lire facilement comme une facture classique, et un fichier XML intégré qui contient les données structurées exploitables par les logiciels. Ce format est particulièrement apprécié car il combine simplicité pour l’utilisateur et conformité technique pour l’administration.

UBL (Universal Business Language)

UBL est un format entièrement structuré, basé sur un langage standard international. Contrairement à Factur-X, il ne propose pas d’affichage en PDF, mais il facilite énormément l’échange automatique de données entre systèmes informatiques. Il est déjà largement utilisé dans plusieurs pays européens et constitue une solution robuste pour les entreprises qui travaillent à l’international.

CII (Cross Industry Invoice)

CII est également un format totalement structuré, conçu pour s’adapter à des besoins variés, aussi bien dans les grandes entreprises que dans les plus petites. Comme UBL, il ne génère pas de document visuel, mais il garantit une compatibilité maximale avec les outils de gestion et les plateformes agréées.

Comment bien choisir sa plateforme de facturation ?

Le passage à la facture électronique ne se limite pas à changer le format de ses documents, il impose aussi de passer par une plateforme agréée. C’est elle qui assure la transmission sécurisée des factures aux clients, l’envoi des données à l’administration fiscale et le suivi du cycle de vie de chaque document. Autant dire que le choix de cette plateforme est une étape stratégique pour les entreprises.

Avant tout, il faut vérifier que la solution envisagée est immatriculée en tant que Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) ou qu’elle est connectée à une PDP via un opérateur de dématérialisation (OD). Sans cette certification, vos factures ne seront pas reconnues comme conformes.

Plusieurs critères pratiques doivent ensuite guider votre choix. La plateforme doit être compatible avec les formats autorisés (Factur-X, UBL, CII) et permettre un échange fluide avec vos logiciels comptables ou votre ERP. Elle doit aussi proposer un suivi clair des statuts de vos factures (déposée, rejetée, validée, payée…), afin de sécuriser vos encaissements et de réduire les litiges.

Un autre point essentiel concerne l’ergonomie. Plus l’interface est simple à utiliser, plus vos équipes gagneront du temps au quotidien. Certaines plateformes offrent des fonctionnalités complémentaires comme l’automatisation des saisies, le rapprochement bancaire ou l’archivage sécurisé dans un coffre-fort numérique certifié.

La question du coût et de l’accompagnement est également à ne pas négliger. Au-delà du tarif, privilégiez un partenaire qui propose un service client réactif, des formations et un suivi régulier, car la réussite de la transition vers la facture électronique dépend aussi de l’accompagnement dont vous bénéficierez.

Comment faire une facture électronique ?

Maintenant que nous avons assez de détails sur la facture électronique, revenons-en à la question principale : comment faire une facture électronique ?

Préparer les informations essentielles

Avant toute chose, il faut rassembler les données nécessaires : les coordonnées du client (raison sociale, adresse, numéro de TVA intracommunautaire ou SIREN/SIRET), la description des biens ou services, les quantités, les montants hors taxes, le taux et le montant de TVA, ainsi que les conditions de règlement.

Ces informations structurées sont la base d’une facture électronique valide.

Créer la facture dans un format reconnu

La facture doit ensuite être générée dans l’un des formats autorisés : Factur-X, UBL ou CII. 

Comme expliqué plus haut, ces fichiers contiennent des données lisibles par les systèmes informatiques, ce qui permet leur transmission et leur traitement automatique.

Respecter les mentions obligatoires

Comme pour une facture classique, certaines mentions sont indispensables. On doit notamment retrouver :

• les coordonnées complètes de l’émetteur et du client

• le numéro unique et chronologique de la facture

• la date d’émission

• la description des biens ou services facturés

• le montant hors taxe, le taux et le montant de TVA

• le montant toutes taxes comprises

• les modalités de règlement

À cela s’ajoutent des mentions spécifiques à la facture électronique, comme l’adresse de livraison si elle diffère du siège, la nature de l’opération (biens, services ou mixte) et, le cas échéant, la mention « option pour le paiement de la taxe d’après les débits ».

Transmettre la facture via une plateforme agréée

Une fois la facture générée, elle ne peut pas être envoyée directement par e-mail à votre client. Elle doit obligatoirement passer par une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) ou par un opérateur de dématérialisation (OD) connecté à une PDP. Cette plateforme assure la transmission du document au destinataire, vérifie sa conformité et envoie également les données nécessaires à l’administration fiscale.

L’intérêt de ce passage par une plateforme agréée est double. D’une part, il sécurise l’échange et limite les risques de fraude. D’autre part, il permet de suivre le cycle de vie de la facture grâce à différents statuts : déposée, transmise, acceptée, rejetée ou payée. Vous savez ainsi en temps réel si votre client a bien reçu et validé la facture, ce qui facilite grandement la gestion de la trésorerie.

Archiver la facture en toute sécurité

Une facture électronique doit être conservée pendant au moins six ans pour répondre aux obligations fiscales et juridiques. Mais au-delà de la durée, c’est surtout la manière de conserver le document qui est importante. L’archivage doit garantir l’intégrité et la traçabilité des données : aucune modification ne doit être possible après émission.

La plupart des solutions de facturation et des PDP proposent un coffre-fort numérique certifié, conforme aux normes en vigueur (comme la norme NF Z42-013 en France). Cela assure que vos factures sont protégées, horodatées et consultables en cas de contrôle fiscal. C’est aussi une façon de centraliser vos documents pour gagner en efficacité et en sécurité.

Quelles sanctions s’appliquent en cas d’erreur ou de non-respect des obligations liées à la facturation électronique ?

La généralisation de la facture électronique s’accompagne de sanctions financières pour les entreprises qui ne respecteraient pas les nouvelles règles. L’objectif n’est pas de pénaliser les professionnels, mais de garantir que tous jouent le jeu et que le dispositif fonctionne de manière homogène.

En pratique, deux types de manquements sont prévus. Le premier concerne l’émission des factures électroniques. Si une entreprise émet toujours des factures papier ou des PDF classiques au lieu d’utiliser les formats réglementés, elle s’expose à une amende de 15 € par facture non conforme, dans la limite de 15 000 € par an.

Le second cas vise le e-reporting, c’est-à-dire la transmission des données relatives aux opérations qui échappent à la facturation électronique (ventes à des particuliers, transactions internationales...). En cas d’absence ou d’erreur dans cette transmission, la sanction est de 250 € par manquement, également plafonnée à 15 000 € par an.

Il est aussi prévu des sanctions spécifiques pour les plateformes qui ne respecteraient pas leurs obligations de transmission ou de conformité, mais elles n’ont pas vocation à s’appliquer directement aux entreprises utilisatrices.

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