Dépôt des comptes des sociétés : comment ça marche ?

Afin d’en garantir la transparence, une société commerciale doit obligatoirement déposer ses comptes au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Quelles sont les sociétés concernées ? Que doivent-elles déposer exactement et quand doivent-elles le faire ? Voici les réponses à vos questions.

Le dépôt des comptes des sociétés est une obligation légale en France qui impose aux entreprises de transmettre leurs états financiers annuels au greffe du tribunal de commerce. Cela permet de garantir la transparence financière et de rendre ces informations accessibles au public, notamment pour les créanciers, partenaires commerciaux et investisseurs potentiels. Cette démarche vise à assurer la confiance dans les relations économiques et à surveiller la santé financière des entreprises. Les comptes déposés deviennent alors consultables par toute personne intéressée.

En France, la plupart des sociétés ont l'obligation de déposer leurs comptes sociaux auprès du greffe du tribunal de commerce. Cette obligation vise à assurer une transparence financière et à permettre aux tiers (partenaires, investisseurs, créanciers…) de consulter la situation financière de l'entreprise. Voici les sociétés concernées :

• Les SARL

• Les EURL

• Les SNC

• Les SCS

• Les SA

• Les SAS

• Les SASU

• Les SCA

• Les SELARL

• Les SELAFA

• Les SLECA

• Les SELAS

Les entrepreneurs individuels (commerçants, artisans, professionnels libéraux ou autoentrepreneurs) ne sont pas concernés, sauf pour les EIRL qui doivent déposer leurs comptes annuels auprès du registre où a été déposée leur déclaration de patrimoine d’affectation.

Les sociétés concernées doivent déposer :

• Les comptes annuels : bilan actif et passif, compte de résultats et annexes

• Les documents portant sur l’affectation du résultat

• Le rapport du commissaire aux comptes, s’il y a lieu

• Le procès-verbal de l’assemblée d’approbation des comptes, ou extrait du procès-verbal de cette assemblée contenant la proposition d’affectation du résultat et la résolution de l’affectation votée (ou la décision d’affectation prise).

L’ensemble de ces documents sont à produire en un exemplaire certifié conforme par le représentant légal de la société.

Les sociétés doivent faire le dépôt des comptes annuels au greffe dans un délai maximum de 7 mois suivant la clôture de l'exercice écoulé. Ce processus se déroule en deux étapes :

1. Approbation des comptes par l'assemblée générale : Cette étape doit être réalisée dans les 6 mois suivant la date de clôture de l'exercice. Par exemple, si l'exercice se clôture le 31 décembre d'une année N, l'assemblée générale doit approuver les comptes avant le 30 juin de l'année N+1.

2. Dépôt des comptes au greffe : Une fois les comptes approuvés, les sociétés disposent d'un mois pour déposer les comptes au greffe. Ainsi, si l'assemblée générale a lieu le 30 juin, les comptes doivent être déposés au plus tard le 31 juillet.

Si le dépôt est effectué par voie électronique, le délai est prolongé à 2 mois après la tenue de l'assemblée générale. Ainsi si l’assemblée générale a lieu le 30 juin, les comptes doivent être déposés au plus tard le 31 août.

Le coût associé au dépôt des comptes des sociétés varie en fonction du mode de dépôt sélectionné. Voici les détails des différentes options et leurs tarifs respectifs :

• Dépôt sur place : Si vous choisissez de déposer vos comptes directement au guichet, le tarif applicable est de 46,96 €.

• Dépôt par correspondance : Pour ceux qui préfèrent envoyer leurs documents par courrier postal, le coût s’élève à 47,70 €.

• Dépôt en ligne : Pour un dépôt effectué via la plateforme en ligne dédiée, le montant est de 49,15 €.

Le dépôt des comptes est une obligation légale pour les sociétés, et le non-respect de cette obligation peut entraîner plusieurs sanctions. 

Tout d'abord, en cas de retard ou de défaut de dépôt, le greffe envoie des relances pour rappeler l'entreprise à ses obligations. Si l'entreprise persiste dans son manquement, elle s'expose à des sanctions pénales, notamment une amende de 1 500 €, qui peut être doublée à 3 000 € en cas de récidive. De plus, le dirigeant peut être poursuivi devant le juge dans l'année qui suit la date limite du dépôt des comptes.

Sur le plan civil, le président du tribunal de commerce peut, à la demande de toute personne intéressée ou de sa propre initiative, ordonner sous astreinte le dépôt des comptes dans un délai d'un mois. Le non-respect de cette injonction peut entraîner des pénalités financières à verser au Trésor public par jour de retard. Le défaut de dépôt des comptes expose le dirigeant à des risques de poursuites pour faute de gestion, pouvant conduire à sa responsabilité personnelle et professionnelle, et l'obliger à verser des dommages et intérêts.