Toutes les sociétés commerciales doivent déposer leurs comptes annuels au greffe, et cela, chaque année. Pour se faire, les comptes annuels doivent être approuvés par les associés de la société. L’approbation des comptes est une étape obligatoire qui est en lien avec la tenue de la comptabilité de la société. A une date précise, tous les comptes de la société sont arrêtés.

a. Le principe

L'approbation des comptes est une décision prise par l'ensemble des associés de la société réunis en assemblée générale. Lors de ladite assemblée, les associés vont approuver la bonne gestion faite par le dirigeant, approuver les comptes tels qu'ils ont été établis, décider de l'affectation du résultat, à savoir la distribution de dividendes ou la mise en réserve du bénéfice, et éventuellement définir la rémunération du ou des dirigeants.

b. Qui est concerné?

Toutes les sociétés commerciales (EURL, SARL, SASU, SAS, SA…) doivent approuver leurs comptes et déposer leurs comptes auprès du Greffe du tribunal de commerce, y compris lorsqu'il s'agit d'un associé unique. En fonction de la taille de la société ou de sa forme, les documents nécessaires pour le dépôt des comptes peuvent différer.

Par ailleurs, la plupart des sociétés civiles (SCI par exemple) ou sociétés agricoles doivent également approuver leurs comptes mais ne sont pas dans l'obligation de déposer leurs comptes auprès du Greffe.

a. Clôturer son exercice social

La clôture de son exercice social, aussi appeler exercice comptable, permet d’engager la procédure d’approbation des comptes annuels. Vous devez établir les comptes de la société lors de la clôture de l’exercice social. Cela permet d’avoir une vision globale de toutes les opérations réalisées durant l’année. Il est recommandé de faire appel à un expert-comptable pour établir les comptes annuels d’une entreprise. Cette clôture a lieu tous les ans à la même date. C’est à partir de cette date que vous disposez de 6 mois pour réaliser l’approbation des comptes.

b. Rédaction du rapport de gestion

La rédaction du rapport de gestion est l’étape qui suit la clôture des comptes. Elle est impérative pour les sociétés en SARL et SAS tant dis qu’elle est facultative pour les EURL et SASU sous certaines conditions.

Dans le cas d'une EURL ou d'une SASU dont l'associé unique personne physique est également seul gérant de la société, ce dernier est dispensé d'établir le rapport de gestion si la société répond à la définition des petites entreprises. Il s'agit des entreprises ne dépassant pas deux des trois seuils suivants à la clôture de l'exercice : bilan de 4 millions d'euros, chiffre d'affaires de 8 millions d'euros et effectif moyen de 50 salariés.

Le rapport de gestion permet de faire état de l’activité de la société durant l’exercice comptable. Ce document précise la situation et l’activité de la société, les résultats de la société, les événements importants survenus, l’évolution de la situation de l’entreprise ainsi que les activités de la société en matière de recherche et de développement. Le rapport de gestion présente également les résultats et la situation financière de la société.

c. Organiser l’Assemblée Générale

Suite aux deux étapes précédentes, l’assemblée générale annuelle doit être organisée afin d'approuver des comptes ou non. Cet événement doit être réalisé dans les 6 mois suivant la clôture de l’exercice social. Le gérant de l’entreprise doit mettre à disposition de ses associés l’inventaire, les comptes annuels, le rapport de gestion et le rapport du commissaire aux comptes le cas échéant avant l’assemblée générale. Les associés de l’entreprise doivent être convoqués à l’assemblée générale en général 15 jours avant la tenue de l’assemblée.

Lors de l’assemblée, le gérant soumet son rapport à l’assemblée et les associés décident de l’approbation des comptes, la modification ou le rejet des comptes sociaux à la majorité prévue dans les statuts. Les associés décident également d’affecter une partie des bénéfices aux réserves, de les reporter à l’année d’après ou encore de les distribuer sous forme de dividendes.

Toutes ces décisions sont ensuite reprises dans un document appelé Procès-Verbal. C'est l'unique preuve de l'approbation des comptes ou de leur refus. Ce PV est obligatoire et doit être transmis au greffe du tribunal de commerce avec d’autres documents. Il doit être accompagné par les comptes sociaux annuels, le rapport de gestion dans certains cas, et s'il y a, un rapport du commissaire aux comptes.

L’envoi de ces documents marque la fin de la procédure d’approbation des comptes.