Logiciel de facturation obligatoire : qu’en est-il en 2026 ?

La facturation électronique devient une réalité incontournable pour les entreprises françaises. À l’approche de 2026, une question revient souvent : le logiciel de facturation devient-il obligatoire ? Entre rumeurs, obligations légales et évolutions réglementaires, il est parfois difficile d’y voir clair.

Dans cet article, nous vous expliquons ce qu’est un logiciel de facturation, ce que la loi impose réellement à partir de 2026, quelles entreprises sont concernées, les sanctions en cas de non-conformité et comment choisir une solution adaptée sans commettre d’erreurs. Notre objectif : vous aider à anticiper sereinement la réforme et à faire les bons choix.

Qu’est-ce qu’un logiciel de facturation ? 

Un logiciel de facturation est un programme informatique qui est conçu pour gérer tout ou partie du processus de facturation d’une entreprise. Il permet généralement d’éditer et d’archiver des factures, ainsi que de faire le lien entre les ventes et la comptabilité. 

Certains logiciels offrent la possibilité de personnaliser les factures, d’automatiser les calculs (de TVA ou de remises, par exemple), d’assurer la conformité légale et fiscale (avec l’ajout des mentions obligatoires, la numérotation, etc.) et de suivre les paiements.

Le logiciel de facturation offre ainsi de nombreux avantages, tels que : 

• Un gain de temps et d’efficacité, puisque tout est automatisé (création de factures, de devis, de relances).

• Une conformité aux réglementations, car les logiciels suivent en pratique toutes les réglementations en vigueur afin d’éviter les erreurs et les problèmes fiscaux.

• Une réduction des erreurs, car les calculs (totaux, taxes, réductions) sont réalisés automatiquement.

• Une amélioration du suivi des paiements, car il permet de suivre l’état des paiements de vos clients pour que vous puissiez mieux gérer votre trésorerie. 

• Une centralisation de vos données, puisque toutes vos factures se trouvent au même endroit et le risque de perte est limité.

• La possibilité de générer des rapports financiers détaillés, selon le logiciel que vous utilisez.

L’utilisation d’un logiciel de facturation est-elle obligatoire en 2026 ?

Vous avez forcément entendu parler de la mise en place de la facturation électronique. Pour autant, avez-vous l’obligation d’utiliser un logiciel de facturation en 2026 ? 

La réforme impose l’émission et la réception des factures en format électronique via une plateforme agréée (PA) ou une solution compatible (SC) reliée à une plateforme agréée. Chaque entreprise doit donc être capable de recevoir des factures électroniques à partir du 1er septembre 2026.

En revanche, l’administration n’impose pas un logiciel particulier : vous pouvez utiliser votre logiciel actuel s’il est capable de générer, transmettre et recevoir des factures électroniques via une plateforme agréée, ou bien utiliser directement une PA si vous n’avez pas de logiciel. L’important est d’être prêt à émettre et recevoir des factures électroniques conformes dans les formats requis, et via un prestataire agréé. 

Qui est concerné par l’obligation d’utiliser un logiciel de facturation ?

Comme nous vous l’expliquions précédemment, il sera très prochainement obligatoire d’utiliser une plateforme agréée ou un logiciel relié à l’une d’entre elles… Mais qui est concerné ? La réponse est simple : toutes les entreprises domiciliées en France, assujetties à la TVA française et qui réalisent des opérations (achats et ventes de biens, prestations de services) avec d’autres entreprises françaises. Mais attention, elles ne sont pas toutes soumises aux mêmes échéances !  

Découvrez le calendrier officiel de la facturation électronique et les délais à respecter selon la taille de votre entreprise : 

Quelles sont les sanctions en cas de non-conformité ?

Le montant des sanctions que vous encourez en cas de manquement à l’obligation de facturation diffère selon que vous êtes une entreprise individuelle ou une société. 

Pour les entreprises individuelles

Le non-respect des obligations en matière de facturation expose à des sanctions financières et pénales, dont la sévérité dépend de la nature de l’infraction : 

• L’amende peut atteindre jusqu’à 75 000 € en cas de non-respect de l’obligation de facturation.

• S’il y a une récidive dans les 2 ans à la suite d’une première sanction, vous risquez jusqu’à 150 000 € d’amende.

• Si vous émettez une fausse facture (faux en écriture), l’amende peut atteindre jusqu’à 45 000 € et vous risquez 3 ans d’emprisonnement. 

Pour les sociétés

Le non-respect des règles de facturation peut entraîner des sanctions financières ou pénales, plus ou moins importantes selon l’infraction commise en société également : 

• L’amende peut atteindre jusqu’à 375 000 € en cas de non-respect de l’obligation de facturation.

• S’il y a une récidive dans les 2 ans à la suite d’une première sanction, vous risquez jusqu’à 750 000 € d’amende.

• Si vous émettez une fausse facture, l’amende peut aller jusqu’à 225 000 €.

Les pièges à éviter lors du choix d’un logiciel de facturation

Vous souhaitez vous préparer en optant pour une solution compatible elle-même raccordée à une PA ? Choisir un logiciel de facturation ne se limite pas à comparer les prix ou à cocher des cases sur une fiche technique. Plusieurs erreurs courantes peuvent coûter du temps, de l’argent et même mettre votre entreprise en risque de non-conformité. Voici les principaux pièges à éviter :

Se focaliser uniquement sur le prix

Il peut être tentant d’opter pour la solution la moins chère, surtout si vous gérez une petite entreprise. Cependant, un logiciel trop basique risque de ne pas couvrir toutes vos obligations légales, de manquer de fonctionnalités essentielles (archivage sécurisé, relances automatiques, export comptable), ou de générer des coûts cachés lors de l’évolution de votre activité. 

Il est donc essentiel de considérer le rapport qualité/praticité/prix plutôt que le coût seul.

Ignorer la compatibilité avec vos outils existants

Un logiciel de facturation efficace doit pouvoir s’intégrer facilement avec vos autres systèmes : ERP, CRM, comptabilité ou WMS pour les entreprises industrielles. 

Choisir une solution incompatible entraîne des doublons de saisie, des erreurs et une perte de temps considérable. Vérifiez que le logiciel peut échanger des données automatiquement avec vos outils actuels avant toute décision.

Négliger les mises à jour et l’assistance

La réglementation évolue régulièrement, notamment avec l’arrivée de la facturation électronique. Un logiciel sans mises à jour fréquentes ou un support technique insuffisant peut rapidement devenir obsolète ou non conforme. 

Assurez-vous que l’éditeur propose :

• des mises à jour régulières pour suivre la législation ;

• une assistance disponible et réactive en cas de problème ; 

• une documentation claire et accessible pour vos équipes.

Sous-estimer l’ergonomie et la prise en main 

Un logiciel complexe ou mal conçu peut ralentir vos équipes et multiplier les erreurs. L’ergonomie, la simplicité de navigation et la rapidité de prise en main sont des critères essentiels, surtout si plusieurs collaborateurs l’utilisent quotidiennement. 

Profitez des périodes d’essai pour tester le logiciel dans des conditions réelles avant de vous engager.

Négliger la sécurité des données

Même si ce point est parfois sous-estimé, la sécurité des factures électroniques et des données clients est importante. 

Vérifiez que le logiciel chiffre les données, propose des sauvegardes régulières et respecte les normes RGPD et fiscales. Une faille de sécurité peut entraîner des sanctions légales et un impact sérieux sur la confiance de vos clients.

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