Comment lire un grand livre comptable ?

Vous avez déjà entendu parler du grand livre comptable, mais vous ne savez pas vraiment comment il fonctionne ou pourquoi il est essentiel pour votre entreprise ? Cet outil, souvent sous-estimé, est pourtant un atout considérable pour les entreprises. Dans cet article, nous vous dévoilons tout ce que vous devez savoir pour bien le lire et l’exploiter.

Qu’est-ce qu’un grand livre comptable ?

Le grand livre comptable est un document essentiel en comptabilité, qui rassemble de manière chronologique et exhaustive l'ensemble des écritures comptables d'une entreprise. Chaque mouvement, qu'il s'agisse d'une dépense, d'une recette ou d'une autre opération financière, est enregistré dans ce livre, permettant de suivre toutes les transactions effectuées au fil du temps. 

En quelque sorte, le grand livre est la mémoire financière de l'entreprise, offrant une vision détaillée des comptes individuels, comme ceux de la banque, des clients ou des fournisseurs. En consultant le grand livre, il est possible de retracer précisément l'historique de chaque opération et de s'assurer que tout est bien en ordre, facilitant ainsi la gestion et le contrôle des finances de l'entreprise.

Le grand livre de Clementine.fr

La forme des grands livres varient d'une entreprise à l'autre. Tableaux, comptes en T, fichier informatisé ou encore registre papier : il n'existe aucune obligation sur le format à adopter.

Chez Clementine.fr, le grand livre comptable est composé de deux grandes parties : l’espace client et l’espace fournisseur. Il est consultable à tout moment pour connaître les sommes dues à un fournisseur, ou celles dues par les clients de votre entreprise.

Vous avez la possibilité de feuilleter le grand livre comptable directement sur notre logiciel MyClementine dans la rubrique « Documents ». Il est important de le tenir à jour afin que nos experts-comptables effectuent votre bilan comptable annuel : une mise à jour régulière du livre permet une transmission plus rapide du bilan comptable annuel et donc un gain de temps pour vous !

Pour tenir à jour le grand livre comptable, il vous suffit de rentrer toutes les factures et les paiements de l’entreprise en les annotant correctement : date, montant TTC, TVA, nom du fournisseur ou nom du client… Cette étape est primordiale pour que les transactions s'inscrivent dans le grand livre.

Comment lire le grand livre comptable ?

Le système de lecture du grand livre comptable est le même pour les catégories clients et fournisseurs. Les transactions sont regroupées par fournisseurs ou clients, et sont triées par ordre chronologique. Pour chaque transaction, on retrouve :

• Le nom

• Le type

• La date

• Le montant de la facture

• La banque (avec le montant payé)

• Le solde à la date indiquée, qui dépend des transactions effectuées précédemment

Le paiement peut s’effectuer de différentes façons : un paiement complet, un paiement partiel (un certain % de la facture est payé) ou encore un paiement de plusieurs factures en une fois.

Si un paiement ne s’affiche pas, deux situations sont possibles :

• Vous avez payé votre fournisseur par chèque, et celui-ci n’a pas encore été retiré à la banque. Le paiement arrivera donc plus tard

• Il s’agit d’un paiement personnel, c’est-à-dire que vous n’avez pas payé avec le compte de l’entreprise. Dans ce cas, vous devez annoter cette facture grâce au bouton « Paiement personnel ».

Ce qu'il faut retenir du grand livre comptable

Pour que votre grand livre comptable soit aux normes, il faut adopter deux réflexes :

• Rentrer toutes les factures régulièrement en les annotant correctement grâce à l’application

• Vérifier si toutes les factures ont bien un paiement correspondant et inversement. Si ce n’est pas le cas, il manque certainement une facture ou un paiement

Lorsque certaines opérations n’ont pas été enregistrées pendant plusieurs mois, il devient nécessaire de rattraper sa comptabilité afin de remettre à jour les écritures et retrouver une vision fiable de ses comptes.