a. L’URSSAF

La première étape pour réaliser sa première embauche est d’effectuer une déclaration préalable à l’embauche (DPAE) auprès de l’URSSAF (Union de Recouvrement pour la sécurité Sociale et les Allocations Familiales) dont relève l’établissement. L’URSSAF est un organisme qui consiste à recouvrer les cotisations et contributions de sécurité sociale. C’est un interlocuteur incontournable pour tous les chefs d’entreprise ainsi que les travailleurs indépendants qui souhaite embaucher de nouveaux salariés. Les particuliers recouvrant à un emploi à domicile sont également concernés. L’URSSAF dépend d’un réseau territorial, organisé par régions et non par département.

b. Déclaration Préalable à l’Embauche

Pour toute embauche d’un salarié relevant du régime général de la Sécurité sociale, tous les employeurs, quelle que soit la profession et la durée d’engagement, doivent effectuer la DPAE. La DPAE remplace la déclaration unique d’embauche (DUE). Elle est obligatoire dès lors d’une embauche et est nominative pour chaque futur salarié. Cette déclaration doit être effectuée dans les 8 jours avant toute embauche de salarié, y compris la période d’essai. Dans le cas du non-respect de cette obligation, une pénalité sera affectée d’un montant égal à 300 fois le taux horaire du minimum garanti, par conséquent 1056€.

Cette déclaration regroupe des formalités liées à l’embauche qui sont : la déclaration d’une première embauche, la demande d’immatriculation d’un salarié au régime général de la Sécurité sociale, la demande d’affiliation au régime d’assurance-chômage, la déclaration d’embauche du salarié auprès du service de santé au travail en vue de la visite médicale obligatoire.

La DPAE s’effectue soit en ligne sur net-entreprise.fr, soit par transmission de fichier issu de votre logiciel, ou directement sur le site de l’URSSAF.

a. Inscription au registre unique du personnel

Lors d’une première embauche de salarié, l’employeur doit obligatoirement inscrire chaque salarié par ordre chronologique des embauches.  Ce registre peut être tenu de façon numérique et doit regrouper les informations suivantes : identification du salarié, carrière et type de contrat, et enfin la date d’entrée et de sortie. Pour les travailleurs étrangers, le type et le numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail doivent être indiqués.

b. Visite médicale d’embauche

Depuis décembre 2016, suite à la modernisation de la médecine du travail, elle prévoit soit une première visite d’information et de prévention. Cela représente un examen médical d’aptitude à l’embauche dans le cas où le salarié est exposé à des risques professionnels. Cette visite doit être organisée avant la fin de la période d’essai de votre salarié. Néanmoins, les travailleurs de nuit et les salariés mineurs doivent réaliser les visites avant leur prise de poste. Suite à cette visite, une attestation de suivi est délivrée au travailleur et à l’employeur.

Tout d'abord, l’employeur se doit de fournir une copie de la déclaration préalable à l’embauche ou l’accusé de réception donné par l’URSSAF (ou la caisse de MSA pour les salariés agricoles). Cette obligation est validée une fois que le salarié possède un contrat de travail écrit et cette déclaration.

Un document unique d’évaluation des risques doit être réalisé et être à la disposition des salariés. Ce document répertorie tous les dangers pour la sécurité et la santé des salariés et identifie les risques.

La rédaction du contrat de travail est une étape essentielle pour une première embauche. En effet, le contrat de travail permet de formaliser l’engagement entre le salarié et l’employeur. Le contrat écrit est obligatoire pour toute embauche en CDD ou en temps partiel et est fortement recommander dans les autres cas. Certaines mentions sont obligatoires sur un contrat de travail comme l’identité du salarié, le type de contrat, le poste de travail occupé par le salarié, la durée de période d’essai, le montant de la rémunération, la convention collective qui est appliquer à l’entreprise, le lieu ainsi que le temps de travail et dans le cas d’un CDD, la date de fin de contrat.

En fonction du type de contrat, d’autres clauses obligatoires seront à ajouter. Vous pouvez contacter les services de renseignements des unités départementales de la Direccte pour tout renseignement supplémentaire sur l’écriture d’un contrat de travail afin d’éviter toutes erreurs lors d'une première embauche.