Les charges constatées d’avance : tout ce que vous devez savoir

En comptabilité, les charges constatées d'avance permettent de rattacher les dépenses à la période concernée, respectant le principe d'indépendance des exercices. Cela garantit que les états financiers reflètent fidèlement la situation économique de l'entreprise, distinguant ainsi ces charges des charges à payer pour assurer une gestion financière conforme.

Les charges constatées d’avance sont des charges qui concernent l’exercice comptable de l’année suivante, mais qui sont enregistrées durant l’année en cours. Elles correspondent à l’enregistrement d’une facture d’achat de marchandises ou de prestations de services qui a été reçue avant la livraison ou l’intervention. Les charges constatées d’avance sont dues au principe d’indépendance des exercices. En effet, chaque charge doit être rattachée à l’exercice qui le concerne. Ces charges permettent de régulariser la comptabilité pour être conforme à cette règle.

Les charges constatées d'avance et les charges à payer sont deux concepts comptables liés à la gestion des dépenses, mais ils diffèrent par leur moment de reconnaissance. 

Les charges constatées d'avance représentent des dépenses payées durant une période comptable, mais qui concernent des périodes futures. Par exemple, si une entreprise paie un loyer ou une assurance pour plusieurs mois à l'avance, cette dépense est d'abord enregistrée comme un actif, car elle correspond à un droit à recevoir des services dans le futur. Au fur et à mesure que les services sont consommés, la charge est transférée au compte de résultat.

En revanche, les charges à payer sont des dépenses qui ont été engagées pendant la période comptable en cours mais qui n'ont pas encore été payées à la fin de cette période. Cela inclut des factures pour des services ou des produits déjà reçus, comme des salaires dus ou des factures de fournisseurs en attente de règlement. Ces charges sont enregistrées comme des passifs dans le bilan, car elles représentent des obligations de paiement futures. Elles sont également enregistrées dans le compte de résultat de la période en cours pour respecter le principe de la comptabilité d'engagement, qui stipule que les charges doivent être reconnues lorsqu'elles sont encourues, indépendamment de leur paiement effectif.

Les charges constatées d'avance concernent les achats de biens qui n'ont pas encore été réceptionnés à la date de clôture de l'exercice. Cela peut également inclure des services comptabilisés mais non encore réalisés. Par exemple, il peut s'agir de factures de loyers couvrant une période s'étendant sur deux exercices, de factures d'achat de marchandises ou de factures de publicité pour une campagne qui commencera lors de l'exercice suivant.

Le montant des charges constatées d'avance à comptabiliser correspond à la part de la charge qui concerne la période postérieure à la date de clôture de l'exercice. Ce montant est de 100% de la charge enregistrée lorsque l'achat ou la prestation n'est pas encore livré ou effectué. De même, il est de 100% pour toute charge relative à une période ultérieure. 

Si un achat ou une prestation est partiellement réalisé, le montant de la charge enregistrée se calcule comme suit :

Montant de la charge enregistrée = (montant de la charge * nombre de jours non réalisés) / nombre de jours total

Dans le plan comptable général (PCG) français, les charges constatées d'avance sont enregistrées au débit d'un compte de charges approprié et au crédit du compte 486 « Charges constatées d’avance » dans les comptes de régularisation. Lors de l'exercice suivant, une écriture de contre-passation est passée pour transférer ces charges sur la période appropriée.

À savoir : Les charges s’enregistrent toujours sans la TVA.

Les charges constatées d'avance sont importantes pour respecter le principe de la comptabilité d'engagement, qui stipule que les charges doivent être comptabilisées dans la période où elles sont effectivement engagées, indépendamment du moment où elles sont payées. Cela permet d'assurer que les états financiers reflètent fidèlement la situation financière de l'entreprise à la fin de l'exercice.

Les charges constatées d'avance doivent être inscrites à l'actif du bilan comptable, à la fin, juste après les disponibilités. Cependant, elles doivent également être mentionnées dans l'annexe des comptes annuels. Si le montant est significatif, une note explicative détaillée doit être jointe.

Le 1er mars de l'année N, une entreprise a payé une cotisation d'assurance annuelle de 2 400 €. Cette cotisation couvre une période qui s'étend sur l'année N ainsi que sur l'année N+1, soit 10 mois pour l'année N et 2 mois pour l'année N+1.

Afin de respecter le principe de l'indépendance des exercices comptables, la partie de la cotisation correspondant à l'année N+1 doit être retirée des comptes de l'exercice N et reportée sur l'exercice N+1. Le calcul pour déterminer la charge à reporter est le suivant :

Montant de la charge pour l'année N+1 = 2400 * 2 / 12 = 400 euros

Ainsi, au 31 décembre de l'année N, une charge constatée d'avance de 400 € sera enregistrée. Cette somme sera reprise au 1er janvier de l'année N+1 pour refléter correctement la répartition des charges entre les exercices.