Calcul des congés payés : comment ça fonctionne ?

La question du calcul des congés payés se pose à de nombreux employeurs et salariés, désireux de bien comprendre comment sont comptabilisés les jours de repos annuels et comment est déterminée l’indemnité versée pendant cette période. En France, la législation sur les congés payés est bien encadrée et prévoit des droits identiques pour tous les salariés, qu’ils soient à temps plein, partiel, en CDI ou CDD.

En règle générale, tout salarié acquiert des jours de congés payés au fil des mois travaillés. La loi stipule qu’un salarié gagne 2,5 jours ouvrables de congés par mois de travail effectif, soit un total de 30 jours ouvrables par an, équivalant à cinq semaines de congés payés. Si l’entreprise compte les jours en jours ouvrés (généralement du lundi au vendredi), alors un salarié cumule 2,08 jours ouvrés par mois, pour un total de 25 jours par an.

La période de référence pour l’acquisition de ces congés est souvent fixée entre le 1er juin de l’année en cours et le 31 mai de l’année suivante. Cela signifie que les jours acquis sur cette période sont généralement à prendre avant le 31 mai de l’année suivante (N+1). Certaines conventions collectives peuvent toutefois prévoir une période de référence différente, comme dans le secteur du BTP, où elle s’étend du 1er avril au 31 mars.

Le solde de congés payés correspond à la différence entre les jours de congés acquis et les jours déjà pris. Pour connaître ce solde, il est recommandé de consulter la fiche de paie, sur laquelle un compteur de congés indique chaque mois le nombre de jours acquis et le nombre de jours restants. Cela permet à chaque salarié de savoir où il en est et d’organiser ses périodes de repos en conséquence.

Au-delà de la période de référence, le salarié doit utiliser ses congés, faute de quoi ils sont en principe perdus, sauf accord de l’employeur pour un éventuel report. Par exemple, si un salarié a cumulé 30 jours entre juin 2022 et mai 2023, il devrait en théorie les prendre avant fin mai 2024.

Il arrive que des salariés n’aient pas été présents toute l’année dans l’entreprise, que ce soit pour une embauche en cours de période de référence ou une période d’absence. Dans ce cas, le calcul est ajusté en fonction du temps de travail effectif. La règle générale consiste à accorder 2,5 jours de congés payés pour chaque mois complet travaillé, soit 2,08 jours en jours ouvrés. Ainsi, un salarié ayant travaillé neuf mois dans l’année aura droit à 22,5 jours ouvrables (9 mois x 2,5 jours) ou à 19 jours ouvrés (9 x 2,08 jours).

Il est intéressant de noter que certaines absences ne suspendent pas l’acquisition des congés payés. Par exemple, les congés pour maternité, les absences pour maladie professionnelle ou accident de travail d’une durée inférieure à un an sont comptabilisés comme du temps de travail effectif. En revanche, des absences pour congé parental ou une mise à pied ne permettent pas d’acquérir de nouveaux droits à congés.

L’indemnité de congés payés, ou ICP, est la somme versée au salarié durant ses congés. Deux méthodes existent pour calculer cette indemnité, et il est impératif de retenir celle qui est la plus favorable pour le salarié.

1. La méthode du maintien du salaire : Elle consiste à verser une somme égale au salaire que le salarié aurait perçu s’il avait continué à travailler pendant ses congés. Par exemple, un salarié à plein temps prenant deux semaines de congés en août recevra l’équivalent de son salaire mensuel habituel.

2. La méthode du dixième : Cette méthode s’applique en calculant 1/10e de la rémunération brute annuelle perçue au cours de la période de référence. Ce montant est ensuite ajusté en fonction de la durée des congés pris. Par exemple, un salarié avec un salaire brut de 3 000 € par mois, qui a pris deux semaines de congés, toucherait une indemnité de 1 396,80 € (environ 17,46 € de taux horaire x 80 heures de congés).

Le choix entre ces deux méthodes dépend de la situation du salarié, car le Code du travail oblige l’employeur à retenir le mode de calcul le plus avantageux pour lui.

Plusieurs situations particulières peuvent impacter le calcul des congés payés. 

Lorsqu’un salarié est en arrêt de travail avant et pendant ses congés, il peut, par exemple, reporter ses jours de congés. Cependant, si l’arrêt survient pendant les congés, le report n’est plus possible, et les jours sont comptés comme posés.

Les jours fériés peuvent également affecter le décompte des jours de congés. Si un jour férié tombe durant la période de congés, il n’est pas décompté en tant que jour de congé. De même, si un salarié est en congé pendant son préavis de fin de contrat, le préavis est prolongé de la durée des congés non pris, et une indemnité compensatrice de congés payés peut être versée en fin de contrat.