Résumé de l’article
- Les documents comptables doivent être conservés pendant 10 ans, et les nouvelles règles fiscales prolongent également certains délais de conservation.
- Les factures, livres comptables, comptes annuels et justificatifs fiscaux font partie des documents à archiver.
- Certains documents ont des durées spécifiques : 5 ans pour les bulletins de paie et les contrats commerciaux, 3 ans pour certains documents d’assemblées générales et 30 ans pour les actes immobiliers.
- L’archivage peut se faire sur papier ou au format numérique, à condition de garantir l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité des documents.
- La destruction prématurée ou la non-présentation de documents demandés par l’administration peut entraîner une amende de 10 000 €.
La conservation des documents comptables est une obligation légale pour toute entreprise, et les durées viennent d’évoluer. Depuis la loi du 25 juin 2026, les documents que l’administration fiscale peut contrôler doivent être gardés 10 ans, contre 6 ans auparavant.
Livres, factures, déclarations, bulletins de paie : chaque document a sa durée, son point de départ et ses règles selon la structure. Voici les documents à garder, les durées à respecter, les modes d’archivage autorisés et les sanctions encourues.
Pourquoi conserver ses documents comptables ?
Une obligation légale pour toute entreprise
Selon l’article L123-22 du Code de commerce, les commerçants doivent conserver leurs livres comptables et leurs pièces justificatives pendant 10 ans, qu’ils exercent en entreprise individuelle ou en société. Le délai court à compter de la clôture de l’exercice.
Une protection en cas de contrôle ou de litige
Ces documents sont vos preuves. Lors d’un contrôle fiscal, l’administration peut vous demander de justifier vos déclarations, vos charges et votre chiffre d’affaires, et vous devez être en mesure de les présenter. Ils servent aussi à régler un désaccord avec un client, un fournisseur ou un associé, ou à justifier une opération devant un tribunal.
Quels documents comptables faut-il conserver ?
Les livres comptables et les pièces justificatives
Cette première famille regroupe les livres et les pièces comptables qui retracent l’activité de l’entreprise :
- les livres et registres comptables : livre-journal, grand livre, livre d’inventaire
- les comptes annuels : bilan, compte de résultat et annexe
- les pièces justificatives : factures clients et fournisseurs, bons de commande et de livraison, notes de frais, relevés bancaires
Le grand livre et le livre-journal sont les deux registres de base d’une comptabilité. Pour qu’une facture serve de justificatif, elle doit comporter toutes les mentions obligatoires. Les factures d’immobilisations, elles, se gardent au moins pendant toute la durée d’amortissement du bien.
Les documents fiscaux
Les déclarations de TVA, les déclarations de résultats (IS, BIC, BNC, BA) et les justificatifs de CFE entrent dans cette catégorie. La CCI Paris Île-de-France précise que tout document qui appuie une écriture comptable, une charge, un produit ou une opération taxable relève désormais du délai de 10 ans. Les déclarations d’impôts de l’entreprise ne se jettent donc pas avant la fin de ce délai.
Les documents sociaux et juridiques
L’employeur doit conserver un double de chaque bulletin de paie remis à ses salariés. Il garde aussi les statuts, les procès-verbaux d’assemblées générales, les contrats commerciaux et les actes liés au patrimoine de l’entreprise.
💡 À savoir : le Code de commerce prévoit un délai de 5 ans pour les documents bancaires, mais les relevés de compte servent aussi de justificatifs comptables et fiscaux. Pour une entreprise, il est plus prudent de les garder 10 ans, comme les autres pièces justificatives.
Quelle est la durée de conservation des documents comptables ?
Les documents à garder 10 ans
Les livres, registres, comptes annuels et pièces justificatives se conservent 10 ans à partir de la clôture de l’exercice, en application de l’article L123-22 du Code de commerce.
Depuis la loi n° 2026-534 du 25 juin 2026, l’article L102 B du Livre des procédures fiscales porte aussi à 10 ans, au lieu de 6, la conservation des documents contrôlables par l’administration. Cette durée s’applique aux documents dont le délai de 6 ans expirait après le 1er janvier 2027. Une facture émise en 2021 ne peut ainsi pas être détruite en 2027. Le délai de 10 ans s’appliquait déjà en cas d’activité occulte.
Les documents à garder moins longtemps
Certains documents ont des durées plus courtes :
- 5 ans : bulletins de paie, contrats commerciaux, documents de transport de marchandises
- 3 ans : documents relatifs aux assemblées générales (convocations, feuilles de présence, pouvoirs) et déclarations en douane
Les documents à garder plus longtemps
Les actes d’acquisition ou de cession de biens immobiliers se conservent 30 ans, selon le Code civil. Par prudence, il est aussi conseillé de garder plus longtemps les documents qui prouvent des cotisations de retraite ou la carrière d’un salarié.
Tableau récapitulatif des durées
| Document | Durée | Référence |
|---|---|---|
| Livres et registres comptables | 10 ans | Code de commerce, art. L123-22 |
| Comptes annuels | 10 ans | Code de commerce, art. L123-22 |
| Factures clients et fournisseurs | 10 ans | Code de commerce, art. L123-22 |
| Documents fiscaux (TVA, résultats, CFE) | 10 ans | LPF, art. L102 B, loi du 25 juin 2026 |
| Bulletins de paie (double employeur) | 5 ans | Code du travail |
| Contrats commerciaux | 5 ans | Code de commerce |
| Relevés bancaires | 5 ans (10 ans conseillés) | Code de commerce |
| Documents d’assemblées générales | 3 ans | Code de commerce |
| Statuts | 5 ans après la perte de la personnalité juridique | Code civil |
| Actes immobiliers | 30 ans | Code civil |
Que faire des documents après la liquidation de l’entreprise ?
La dissolution et la liquidation de la société ne dispensent pas de conserver les documents. Les statuts se gardent 5 ans à compter de la perte de la personnalité juridique, les procès-verbaux 5 ans à partir de la fin de leur utilisation, et les documents qui appuient la comptabilité au moins 10 ans. Prévoyez donc un lieu d’archivage et une personne chargée de ces archives avant la clôture.
Quelles règles de conservation selon le type de structure ?
Pour une entreprise (société ou entreprise individuelle)
Les entreprises soumises au Code de commerce appliquent le délai de 10 ans de l’article L123-22, quelle que soit leur forme juridique. Le délai fiscal de l’article L102 B s’y ajoute et est désormais aligné sur lui.
Pour une SCI
La comptabilité d’une SCI à l’IR est allégée, mais elle doit justifier ses recettes et ses charges : factures de travaux, relevés du compte bancaire dédié, justificatifs de loyers. Ces pièces relèvent du délai fiscal de 10 ans. Une SCI à l’IS tient une comptabilité commerciale complète et suit les règles des sociétés commerciales. L’acte d’acquisition du bien se garde 30 ans.
Pour les professions libérales
La comptabilité des professions libérales relève en général des BNC, et non des BIC. Le délai fiscal de 10 ans de l’article L102 B s’applique à leurs livres, registres et justificatifs. En pratique, beaucoup de professionnels les gardent plus longtemps pour pouvoir prouver leurs cotisations de retraite.
💡 À savoir : le délai de l’article L123-22 court à compter de la clôture de l’exercice, pas de la date du document. Le délai fiscal de l’article L102 B court, lui, à compter de la dernière opération inscrite ou de l’établissement du document.
Comment conserver ses documents comptables ?
Papier ou numérique : ce que dit la loi
La loi fixe une durée de conservation mais n’impose pas de support. Vous pouvez donc garder vos documents sur papier ou sous forme numérique. Les factures papier peuvent être numérisées depuis le 31 mars 2017, selon l’arrêté du 22 mars 2017, et l’original peut ensuite être détruit si la numérisation respecte les conditions techniques prévues.
Les conditions d’un archivage numérique valable
Un archivage électronique doit pouvoir démontrer, pendant toute la durée de conservation, l’intégrité, l’authenticité et la lisibilité des documents. Les fichiers issus d’une numérisation sont notamment au format PDF, avec une signature électronique, une empreinte numérique ou un certificat. Vérifiez qu’un fichier archivé aujourd’hui restera lisible dans 10 ans.
Ce que change la facture électronique pour la conservation
Une facture d’achat reçue sous format électronique doit être conservée sous ce format pendant au moins 3 ans, même si vous l’imprimez. L’administration peut en effet demander la version électronique. La généralisation de la facture électronique ne change pas les durées, mais elle renforce l’exigence de traçabilité des opérations.
Quelles sanctions en cas de non-conservation ?
L’article 1734 du Code général des impôts prévoit une amende de 10 000 € en cas de refus de communiquer un document demandé par l’administration, pour chaque demande dont les documents ne sont pas communiqués, en tout ou partie. La même amende s’applique en cas d’absence de tenue des documents ou de destruction avant la fin des délais prescrits.
Sans documents pour justifier vos écritures, l’administration peut aussi rejeter votre comptabilité lors d’un contrôle.
💡 À savoir : si un document est perdu, demandez un duplicata au fournisseur, à la banque ou à l’organisme émetteur, et gardez la trace de cette démarche pour pouvoir la présenter en cas de contrôle.
