Résumé de l’article
- L’achat d’un logiciel de caisse n’est pas obligatoire, mais son utilisation doit respecter des conditions de conformité dans certaines situations.
- Les entreprises assujetties à la TVA qui encaissent des particuliers avec un logiciel de caisse sont concernées, contrairement à celles en franchise en base de TVA.
- Depuis février 2026, la conformité peut être justifiée par un certificat délivré par un organisme accrédité ou une attestation individuelle de l’éditeur.
- Un logiciel de caisse doit garantir l’inaltérabilité, la sécurisation, la conservation et l’archivage des données, sous peine d’une amende de 7 500 € par logiciel non conforme.
- La facturation électronique et l’e-reporting ajoutent des obligations distinctes, avec des échéances qui varient selon la taille de l’entreprise.
Le logiciel de caisse obligatoire est une expression trompeuse : aucun texte ne vous force à acheter une caisse enregistreuse. En revanche, dès que vous encaissez des clients particuliers avec un logiciel de caisse, celui-ci doit être sécurisé, sous peine d’amende. Commerçant, coiffeur, restaurateur ou auto-entrepreneur : voici qui est concerné, ce que change 2026 et comment choisir un outil conforme.
Un logiciel de caisse est-il obligatoire en 2026 ?
La règle figure à l'article 286, I, 3° bis du Code général des impôts (CGI). Elle ne vise pas l’équipement, mais la qualité du logiciel utilisé pour enregistrer les paiements.
Ce que la loi n’impose pas
Selon le BOFiP, cette disposition ne crée pas d’obligation de s’équiper d’un logiciel ou d’un système de caisse. Vous pouvez suivre vos encaissements avec un facturier, un journal de caisse papier ou un tableur utilisé uniquement pour rédiger des factures, sans que l’obligation s’applique.
Ce que la loi impose si vous utilisez un logiciel de caisse
Si vous enregistrez des règlements de clients particuliers dans un logiciel ou un système de caisse, il doit respecter quatre conditions : inaltérabilité, sécurisation, conservation et archivage des données. Cette règle s’applique quel que soit le mode de paiement (espèces, chèques, carte bancaire), même si le logiciel est accessible en ligne, et même s’il s’agit d’un logiciel de facturation doté d’une fonction de caisse.
💡 À savoir : pour un logiciel multi-fonctions (gestion, comptabilité, facturation), seule la fonction de caisse doit être sécurisée, et non l’ensemble du logiciel.
Qui doit utiliser un logiciel de caisse sécurisé ?
Sont concernés les assujettis à la TVA qui vendent à des particuliers et qui enregistrent ces règlements dans un logiciel de caisse. Le BOFiP précise que l’obligation vaut quel que soit le secteur d’activité : commerce, restauration, artisanat, services. Un coiffeur, un restaurateur ou un fleuriste qui encaisse avec un logiciel est donc soumis aux mêmes règles.
Une entreprise qui travaille à la fois avec des professionnels et des particuliers entre dans le champ. Seules celles qui vendent exclusivement à des professionnels en sont exclues, puisque ces ventes donnent toujours lieu à une facture.
Les entreprises exonérées, dont les auto-entrepreneurs
Les entreprises en franchise en base de TVA ne sont pas soumises à l’obligation (article 286, II, 2° du CGI). C’est le cas de la plupart des auto-entrepreneurs. Un auto-entrepreneur n’a donc pas à utiliser un logiciel de caisse certifié tant qu’il reste en franchise. Il reste toutefois tenu à ses obligations comptables de micro-entreprise.
Le point de bascule est la TVA : dès que son chiffre d’affaires dépasse les seuils et qu’il devient redevable de la TVA, il entre dans le champ de l’obligation s’il encaisse des particuliers avec un logiciel.
| Situation | Soumis à l’obligation |
|---|---|
| Assujetti à la TVA vendant à des particuliers avec un logiciel de caisse | Oui |
| Entreprise vendant à la fois à des pros et des particuliers | Oui |
| Entreprise en franchise en base de TVA | Non |
| Entreprise vendant uniquement à des professionnels | Non |
| Entreprise réalisant uniquement des opérations exonérées de TVA | Non |
| Suivi des encaissements sur papier ou tableur sans mémorisation | Non |
💡 À savoir : une boutique en ligne qui n’accepte que des paiements bancaires (carte ou virement) via un établissement de crédit est dispensée, par mesure de tempérament du BOFiP. Cette dispense tombe dès qu’une partie des ventes est réglée autrement, par exemple en espèces ou en chèques cadeaux.
Certificat ou attestation : que change 2026 ?
Les règles ont changé deux fois en deux ans, ce qui explique que de nombreux articles soient périmés.
- Depuis le 16 février 2025, la loi de finances pour 2025 avait supprimé l’attestation de l’éditeur, seul le certificat d’un organisme accrédité étant admis.
- Depuis le 21 février 2026, la loi de finances pour 2026 (article 125) a rétabli l’attestation individuelle de l’éditeur.
Vous pouvez donc justifier la conformité de votre logiciel par l’un ou l’autre de ces documents. L’échéance du 1er septembre 2026, qui rendait le certificat obligatoire, n’est plus d’actualité.
| Critère | Certificat d’un organisme accrédité | Attestation individuelle de l’éditeur |
|---|---|---|
| Qui le délivre | Un organisme certificateur accrédité | L’éditeur du logiciel |
| Modèle | Libre, il doit mentionner les 4 conditions | Modèle fixé par l’administration (BOI-LETTRE-000242) |
| À vérifier | La version du logiciel couverte | Le nom, la version et la date d’acquisition |
💡 À savoir : c’est l’éditeur, et non vous, qui fait certifier son logiciel ou rédige l’attestation. Vous devez simplement vous assurer de détenir le document correspondant à la version que vous utilisez.
Quelles conditions un logiciel de caisse doit-il respecter ?
Le BOFiP détaille les exigences techniques :
- Inaltérabilité : toute correction passe par une opération de « plus » ou de « moins », jamais par une modification des données d’origine.
- Sécurisation : aucune donnée ne peut être supprimée ou modifiée sans laisser de trace.
- Conservation : les données sont gardées ligne par ligne, avec des clôtures journalière, mensuelle et annuelle. Elles doivent être conservées six ans (article L. 102 B du Livre des procédures fiscales).
- Archivage : une archive au moins annuelle, dans un format ouvert et lisible par l’administration.
Quelles sanctions en cas de logiciel de caisse non conforme ?
Si vous ne pouvez pas justifier la conformité de votre logiciel, l’article 1770 duodecies du CGI prévoit une amende de 7 500 € par logiciel ou système de caisse. Vous disposez de 60 jours pour vous mettre en conformité, faute de quoi une nouvelle amende de 7 500 € peut s’appliquer. Si vous utilisez plusieurs caisses, vous devez présenter un document pour chacune.
Lors d’un contrôle fiscal, l’administration s’assure que vous détenez le certificat ou l’attestation. La production d’un faux document constitue par ailleurs un délit pénal, passible de trois ans d’emprisonnement et de 45 000 € d’amende selon le BOFiP.
Comment choisir son logiciel de caisse ?
Avant de comparer les fonctionnalités, vérifiez d’abord la conformité. Un logiciel qui ne peut vous fournir ni certificat ni attestation est un risque d’amende, quelle que soit sa qualité.
Les critères à vérifier
- Justificatif de conformité : certificat ou attestation au nom exact du logiciel et de sa version.
- Adaptation à votre activité : encaissement en magasin, à table, en déplacement, hors ligne.
- Matériel compatible : tablette, imprimante de tickets, tiroir-caisse, terminal de paiement.
- Mises à jour de conformité : l’éditeur doit renouveler le justificatif à chaque version majeure.
- Export des données : la possibilité d’archiver et de transmettre vos données à votre comptable.
Un logiciel de caisse gratuit est-il conforme ?
Un logiciel gratuit est soumis aux mêmes règles qu’un logiciel payant. Le BOFiP précise que si vous vous procurez gratuitement un logiciel en ligne, c’est à vous d’obtenir une attestation individuelle ou une copie du certificat. Les logiciels libres ou développés en interne sont également concernés.
Quel budget prévoir ?
Le coût d’un logiciel de caisse varie selon le mode d’abonnement ou d’achat, le matériel et les options. Demandez toujours un devis détaillé et vérifiez ce qui est inclus, notamment les mises à jour de conformité.
Comment vérifier que votre logiciel de caisse actuel est conforme ?
Quelques minutes suffisent pour faire le point :
- Demandez à votre éditeur le certificat ou l’attestation correspondant à votre version.
- Contrôlez que le document mentionne bien les quatre conditions de l’article 286 du CGI.
- Vérifiez que vos clôtures journalières, mensuelles et annuelles sont bien effectuées.
- Conservez ces documents, car vous devrez les présenter en cas de contrôle.
Facturation électronique et e-reporting : quel impact pour la caisse ?
La réforme de la facturation électronique ne remplace pas l’obligation de logiciel de caisse sécurisé, mais elle s’ajoute à vos obligations. Les ventes aux particuliers ne donnent pas lieu à une facture électronique, elles font l’objet d’un e-reporting, c’est-à-dire la transmission de données de vente à l’administration via une plateforme agréée.
Selon le calendrier officiel, toutes les entreprises assujetties à la TVA doivent pouvoir recevoir des factures électroniques depuis le 1er septembre 2026. Les grandes entreprises et les ETI doivent aussi émettre et pratiquer l’e-reporting. Pour les PME, les TPE et les micro-entreprises, l’émission et l’e-reporting sont attendus au 1er septembre 2027. Vérifiez votre situation avec l’article sur les entreprises concernées par la facturation électronique. Les auto-entrepreneurs sont aussi concernés par la réforme, et des sanctions spécifiques existent en cas de manquement aux obligations de facturation électronique.
💡 À savoir : un auto-entrepreneur en franchise en base est exempté de logiciel de caisse certifié, mais pas forcément de la facturation électronique, qui suit son propre calendrier.
